Viele Bereiche in der App arbeiten jahresbezogen. Buchungen, Rechnungen, Belege, Auswertungen und Prüfhinweise beziehen sich auf das gerade geöffnete Geschäftsjahr.
Bevor du neue Vorgänge erfasst, solltest du deshalb kurz prüfen, ob das richtige Geschäftsjahr geöffnet ist. Die Jahresauswahl findest du im Kopf von Seiten wie Dashboard, Belege und Rechnungen.
Geschäftsjahr wechseln
Du wechselst das Geschäftsjahr über die Jahresauswahl im Kopf der Seiten, zum Beispiel im Dashboard, bei Belegen und bei Rechnungen. Zusätzlich findest du in den Einstellungen unter Steuerdaten den Eintrag Geschäftsjahr mit der Aktion Jahr wechseln.
Im Geschäftsjahr-Picker siehst du die vorhandenen Jahre. Wähle dort das Jahr aus, in dem du arbeiten möchtest. Anschließend werden die Daten dieses Jahres geladen.
Wenn du nur Lesezugriff hast, kannst du vorhandene Jahre in der Regel ansehen und wechseln. Neue Jahre anlegen oder alte Jahre löschen ist dann nicht möglich.
Neues Geschäftsjahr anlegen
Im Geschäftsjahr-Picker gibt es den Bereich Neues Jahr anlegen. Dort kannst du ein Jahr auswählen und über Anlegen erstellen.
Die App zeigt dir an, welche Jahre aktuell möglich sind. Wenn ein Jahr nicht angelegt werden kann, erscheint ein Hinweis direkt im Dialog.
Neue Geschäftsjahre legen Owner und Admin an. Du brauchst außerdem einen aktiven Zugang und Schreibzugriff. Wenn dein Konto nur lesend geöffnet ist oder deine Rolle nicht ausreicht, wird die Aktion blockiert.
Was beim neuen Jahr übernommen wird
Ein neues Geschäftsjahr ist kein Duplikat deiner bisherigen Buchhaltung.
Stammdaten, Steuerdaten und wichtige Kontoeinstellungen dienen als Grundlage. Buchungen, Belege, Rechnungen und Monatsabschlüsse bleiben dagegen dem jeweiligen Jahr zugeordnet.
Prüfe nach dem Anlegen eines neuen Jahres besonders Unternehmensdaten, Steuerdaten, Bankdaten und Einstellungen, bevor du neue Rechnungen versendest oder Buchungen erfasst.
Mehr zu den Grunddaten findest du im Artikel Unternehmensdaten und Steuerdaten einrichten.
Datum passt nicht zum Geschäftsjahr
Wenn du eine Buchung, Fahrt, Rechnung oder einen Import mit einem Datum außerhalb des geöffneten Geschäftsjahres erfasst, kann ein Hinweis erscheinen oder das Speichern verhindert werden.
Wechsle in diesem Fall zuerst in das passende Jahr oder korrigiere das Datum. So vermeidest du, dass Vorgänge im falschen Jahr landen.
Geschäftsjahr löschen
Leere oder noch nicht genutzte Jahre kann nur der Owner löschen. Das aktuell geöffnete Jahr und das letzte verbleibende Geschäftsjahr können nicht gelöscht werden.
Wenn ein Jahr bereits Buchungen, Belege oder andere Daten enthält, erscheint ein Hinweis, warum es nicht gelöscht werden kann. Nutze Löschen deshalb nicht als Aufräumfunktion für echte Buchhaltungsdaten.
Zusammenhang mit Festschreibung und Export
Ein Geschäftsjahr kann offene und festgeschriebene Monate enthalten. Wenn du ein Jahr abschließen oder Unterlagen weitergeben möchtest, prüfe zuerst die Monate und erstelle danach die passenden Exporte.
Mehr dazu findest du in den Artikeln Monat festschreiben und Korrekturen und Export und Steuerberater-Paket.
Tipp: Kontrolliere das aktive Geschäftsjahr immer vor Importen und vor dem Schreiben der ersten Rechnung im neuen Jahr. Viele spätere Korrekturen entstehen schlicht dadurch, dass noch das Vorjahr geöffnet war.