Mit Rollen legst du fest, was Personen in deinem Konto sehen oder bearbeiten dürfen. Das ist besonders wichtig, wenn mehrere Menschen mit denselben Buchhaltungsdaten arbeiten.
Du verwaltest Rollen in der Teamverwaltung unter Einstellungen → Mitglieder, sofern die Funktion für dein Konto verfügbar ist.
Rollen im Überblick
taxtello verwendet in der Teamverwaltung die Rollen Owner, Admin, Mitglied und Betrachter.
| Rolle | Wofür sie gedacht ist |
|---|---|
| Owner | Hauptverantwortliche Person des Kontos mit besonderem Schutz |
| Admin | Verwaltung von Einstellungen, Teammitgliedern und wichtigen Kontobereichen |
| Mitglied | Mitarbeit im normalen Arbeitsablauf, zum Beispiel mit Buchungen, Belegen oder Rechnungen |
| Betrachter | Lesender Zugriff ohne normale Bearbeitungsaktionen |
Die Tabelle ist eine Orientierung. Einzelne Funktionen können zusätzliche Plan-, Status- oder Sicherheitsprüfungen haben.
Einige Aktionen darf nur der Owner ausführen. Dazu gehören Plan und Abo ändern oder kündigen, das Konto löschen, Geschäftsjahre löschen, eine Festschreibung wieder aufheben und Online-Zahlungen mit Stripe einrichten. Geschäftsjahre anlegen und Steuerberater-Zugänge verwalten dürfen Admin und Owner. Betrachter sehen weder das Aktivitätsprotokoll noch Buchungen in der globalen Suche.
Mitglied einladen
Admins und Owner können in der Teamverwaltung neue Personen einladen. Dafür wird eine E-Mail-Adresse eingetragen und eine Rolle ausgewählt.
Die eingeladenen Personen erhalten eine eigene Anmeldung. Teile deshalb keine persönlichen Zugangsdaten, sondern nutze immer die Einladung.
Offene Einladungen werden in der Teamverwaltung angezeigt. Du kannst sie zurückziehen, solange sie noch nicht angenommen wurden.
Rolle ändern
Wenn sich Aufgaben im Team ändern, kannst du Rollen anpassen. Eine Person, die nur prüfen soll, braucht meistens weniger Rechte als jemand, der Buchungen erfasst oder Einstellungen pflegt.
Der Owner ist besonders geschützt und kann nicht wie ein normales Teammitglied entfernt oder herabgestuft werden.
Mitglied entfernen
Wenn eine Person nicht mehr im Konto arbeiten soll, entferne sie aus der Teamverwaltung. Dadurch wird der Zugriff auf dein taxtello-Konto gesperrt.
Prüfe solche Änderungen zeitnah, besonders wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen oder externe Unterstützung nur vorübergehend Zugriff brauchte.
Betrachter und Lesezugriff
Die Rolle Betrachter ist für reine Einsicht gedacht. Sie eignet sich, wenn jemand Daten sehen, aber keine Änderungen vornehmen soll.
Trotzdem solltest du nicht davon ausgehen, dass jede einzelne Export- oder Sonderfunktion automatisch gleich behandelt wird. Manche Bereiche haben zusätzliche Einschränkungen.
Unterschied zum Steuerberater-Zugang
Der Steuerberater-Zugang ist kein normales Teammitglied. Er ist für einen gezielten, schreibgeschützten Zugriff auf Unterlagen gedacht.
Wenn deine Steuerberatung nur prüfen oder Unterlagen herunterladen soll, ist oft der Steuerberater-Zugang passender als ein normales Teammitglied.
Wenn jemand regelmäßig im Konto mitarbeiten soll, nutze die Teamverwaltung.
Aktivität nachvollziehen
Wichtige Änderungen an Teammitgliedern und Rollen können im Aktivitätsprotokoll erscheinen. So bleibt nachvollziehbar, wer Zugriffe eingerichtet, geändert oder entfernt hat.
Tipp: Vergib Rechte nach dem Grundsatz: so viel wie nötig, so wenig wie möglich. Für kurze Prüfungen reicht häufig ein lesender Zugriff.