Wofür ist Belege per E-Mail da?
Mit Belege per E-Mail leitest du Belege an deine persönliche Beleg-Adresse weiter. Die Anhänge landen anschließend im Belegarchiv, ohne dass du sie einzeln in der App hochladen musst.
Du findest die Funktion unter Einstellungen → Belege per E-Mail. Dort kannst du die Adresse aktivieren, kopieren, deaktivieren oder erneuern, sofern du die nötigen Rechte hast.
Einrichten
Öffne Einstellungen → Belege per E-Mail und aktiviere den Empfang. Danach erscheint deine persönliche Beleg-Adresse.
Du kannst Belege manuell an diese Adresse weiterleiten oder in deinem E-Mail-Postfach eine Weiterleitungsregel einrichten. Die Regel richtest du außerhalb von taxtello bei deinem E-Mail-Anbieter ein.
Erlaubte Absender
Aus Sicherheitsgründen werden nur E-Mails von verifizierten Adressen angenommen, die zu deinem Konto gehören.
Dazu zählen der Kontoinhaber, Admins und Teammitglieder mit verifizierter E-Mail-Adresse. Reine Lesezugänge und fremde Absender sind nicht für das Einreichen von Belegen per E-Mail gedacht.
Lass Lieferanten deshalb nicht direkt an deine Beleg-Adresse schreiben. Leite die Rechnung stattdessen aus deinem eigenen verifizierten Postfach weiter.
Weiterleitungen richtig einrichten
Wenn du eine Weiterleitungsregel nutzt, prüfe, welche Absenderadresse bei der Verarbeitung ankommt.
Manche Postfächer leiten E-Mails so weiter, dass weiterhin der ursprüngliche Lieferant als Absender erscheint. Solche E-Mails können abgelehnt werden, weil der Lieferant kein erlaubter Absender in deinem Konto ist.
Wenn eine Weiterleitung nicht funktioniert, sende einen Test aus deiner eigenen verifizierten Konto-Adresse oder leite den Beleg manuell weiter. Bei Team-Postfächern sollte die verwendete Adresse als verifizierter Nutzer im taxtello-Konto vorhanden sein.
Wenn ein unbekannter Absender abgelehnt wird, können Admins eine Benachrichtigung erhalten. Der Beleg wird dann nicht einfach still in dein Archiv übernommen.
Was mit der E-Mail passiert
taxtello übernimmt bei diesem Import die unterstützten Anhänge in dein Belegarchiv. Betreff und E-Mail-Text werden dabei nicht als eigener Beleg archiviert. Enthält die E-Mail selbst steuerlich relevante Angaben oder hat sie die Funktion eines Geschäftsbriefs oder Buchungsbelegs, musst du sie zusätzlich ordnungsgemäß aufbewahren. Eine reine Transport-E-Mail ohne weitere relevante Informationen ist davon zu unterscheiden.
Akzeptiert werden PDF, JPG, PNG, HEIC und XML (E-Rechnungen). Pro Anhang sind bis zu 25 MB erlaubt, größere Dateien werden abgelehnt. Pro Monat nimmt taxtello je nach Plan bis zu 50 E-Mails (Solo) oder 500 E-Mails (Pro) an.
Prüfe per E-Mail eingegangene Belege später im Belegarchiv. Je nach Verarbeitung werden sie zunächst nur übernommen und nicht automatisch vollständig kontrolliert. Sobald Belege eingegangen sind, zeigt der Bereich Letzte Importe unter der Adresse, was verarbeitet wurde.
Adresse erneuern
Wenn deine Beleg-Adresse versehentlich weitergegeben wurde oder in einer falschen Mailregel steckt, kannst du sie über Adresse erneuern austauschen. Danach ist die alte Adresse ungültig.
Aktualisiere danach alle Weiterleitungen in deinem Postfach. Sonst gehen neue Belege weiterhin an die alte Adresse und werden nicht mehr angenommen.
Deaktivieren
Du kannst den E-Mail-Empfang in den Einstellungen wieder deaktivieren. Eingehende E-Mails an die bisherige Adresse werden dann nicht mehr verarbeitet.
Wenn du die Adresse später wieder aktivierst, prüfe die in der App angezeigte Beleg-Adresse und passe deine Weiterleitungsregeln bei Bedarf an.
Was taxtello nicht macht
Die Beleg-Adresse verbindet sich nicht mit deinem Postfach. Der Weg läuft über die persönliche Beleg-Adresse, an die du E-Mails weiterleitest. Einen Abruf von Outlook oder über IMAP gibt es derzeit nicht.
Freigeschalteten Konten steht zusätzlich der Gmail-Import als Beta zur Verfügung. Dort verbindest du dein Google-Konto, wählst ein Label und ein Startdatum und prüfst vor dem Import die Vorschau. Ist dein Konto nicht freigeschaltet, ist der Bereich zu Gmail in den Einstellungen mit Bald verfügbar gekennzeichnet.
Filter nach Absender, Betreff oder Ordner richtest du ebenfalls in deinem eigenen E-Mail-Postfach ein, nicht in der App.
Tipp: Behandle deine Beleg-Adresse vertraulich. Sie ist für deine eigenen Weiterleitungen gedacht und sollte nicht öffentlich auf Webseiten, Rechnungen oder Visitenkarten stehen.