Mit E-Mail-Vorlagen bereitest du die Texte vor, die beim Versand von Rechnungen verwendet werden können.
So musst du Betreff und Nachricht nicht bei jeder Rechnung neu schreiben. Du kannst trotzdem vor dem Versand prüfen, ob der Text zur konkreten Rechnung passt.
Wo finde ich E-Mail-Vorlagen?
Du findest die Vorlagen unter Einstellungen → E-Mail-Vorlagen.
Dort siehst du vorhandene Vorlagen, die Standardvorlage und die E-Mail-Signatur. Je nach Rolle kannst du neue Vorlagen anlegen, bestehende Vorlagen bearbeiten, eine Vorlage als Standard setzen oder eine Testmail senden.
Vorlage anlegen oder bearbeiten
Eine Vorlage besteht aus Name, Betreff und Inhalt.
Der Name hilft dir intern, die passende Vorlage wiederzufinden. Betreff und Inhalt werden für die spätere Rechnungs-E-Mail verwendet.
Du kannst eine Vorlage als Standard festlegen. Diese Vorlage wird dann für Rechnungs-E-Mails vorgeschlagen, sofern kein anderer Versandweg oder keine andere Funktion eine eigene Vorlage vorgibt.
Platzhalter verwenden
In Betreff und Inhalt kannst du Platzhalter verwenden. Beim Versand werden sie durch Daten aus Rechnung, Kunde oder Unternehmen ersetzt.
Diese Felder stehen zur Auswahl:
| Platzhalter | Bedeutung |
|---|---|
| Kundenname | Name des Rechnungsempfängers |
| E-Mail-Adresse des Kunden | E-Mail-Adresse des Empfängers |
| Kundenanschrift | Anschrift des Empfängers |
| Rechnungsnummer | Nummer der Rechnung |
| Rechnungsdatum | Datum der Rechnung |
| Fälligkeitsdatum | Zahlungsziel der Rechnung |
| Rechnungsbetrag | Gesamtbetrag der Rechnung |
| Offener Betrag | Noch offener Betrag der Rechnung |
| Leistungszeitraum | Zeitraum der Leistung |
| Firmenname | Name deines Unternehmens |
| Firmen-E-Mail | E-Mail-Adresse deines Unternehmens |
| Telefonnummer | Telefonnummer deines Unternehmens |
| Firmenanschrift | Anschrift deines Unternehmens |
Im Editor fügst du sie über Feld einfügen neben Betreff und Nachricht ein. Wenn ein Platzhalter nicht bekannt ist, kann die Vorlage nicht gespeichert werden.
E-Mail-Signatur
Neben den Vorlagen gibt es eine E-Mail-Signatur für dein Konto.
Die Signatur wird an Rechnungs-E-Mails angehängt. Sie eignet sich für eine Grußformel, Kontaktdaten oder kurze Pflichtangaben, die in deinen Rechnungs-Mails immer erscheinen sollen.
Testmail senden
Mit Testmail an mich senden kannst du prüfen, wie eine Vorlage ungefähr aussieht. Die Testmail geht an deine eigene Konto-Adresse und ist nicht für den Kunden bestimmt.
Die Testmail dient nur zur Kontrolle des Textes. Prüfe den echten Versand später trotzdem noch einmal direkt an der konkreten Rechnung.
Systemvorlagen und eigene Vorlagen
Die Vorlage Von Taxtello liegt für dich bereit. Du kannst sie als Standard verwenden oder duplizieren. Wenn du ihren Text änderst, speichert taxtello die Änderung als eigene Vorlage. Die Vorlage von taxtello selbst kannst du nicht löschen.
Eigene Vorlagen kannst du bearbeiten oder löschen. Gelöscht werden kann eine Vorlage nicht, solange eine wiederkehrende Rechnung sie nutzt.
Mehr zum Rechnungsversand findest du im Artikel Rechnungen per E-Mail versenden. Wenn du eine eigene E-Mail-Adresse für den Versand nutzen möchtest, lies den Artikel Eigene E-Mail-Adresse für Rechnungen einrichten.
Tipp: Halte Vorlagen freundlich, aber kurz. Die wichtigsten Rechnungsdetails stehen im Anhang oder im Kundenportal. Die E-Mail selbst soll dem Kunden nur schnell zeigen, worum es geht und was als Nächstes zu tun ist.