Unter Einstellungen → E-Mail-Versand kannst du festlegen, über welchen Weg taxtello Rechnungs-E-Mails verschickt, sofern diese Funktion für dein Konto verfügbar ist.
Du kannst den Standardversand nutzen oder eine eigene E-Mail-Adresse verbinden. Wenn du eine eigene E-Mail-Adresse verwendest, sehen deine Empfänger diese Adresse als Absender.
Standardversand oder eigene Mailbox
Beim Standardversand kümmert sich taxtello um den Versandweg. Das ist der einfachste Einstieg, wenn du Rechnungen direkt aus taxtello verschicken möchtest.
Bei einer eigenen E-Mail-Adresse verbindest du dein Postfach mit dem Versand. Dafür brauchst du die Zugangsdaten für den Mailserver deines E-Mail-Anbieters. Häufig ist dafür ein App-Passwort nötig, nicht dein normales Login-Passwort.
Welche Angaben werden benötigt?
Für eine eigene Mailbox brauchst du je nach Anbieter diese Angaben:
| Angabe | Bedeutung |
|---|---|
| Absendername | Name, der beim Empfänger sichtbar sein soll |
| Absender-E-Mail | E-Mail-Adresse, über die Rechnungen versendet werden sollen |
| Antwortadresse | Adresse für Antworten, falls sie von der Absenderadresse abweichen soll |
| SMTP-Server | Serveradresse deines E-Mail-Anbieters |
| Port | Port für den SMTP-Versand |
| Verschlüsselung | zum Beispiel STARTTLS oder SSL/TLS |
| Benutzername | Login-Name für das Postfach |
| Passwort | Passwort oder App-Passwort für den SMTP-Zugang |
Die genauen Werte bekommst du von deinem E-Mail-Anbieter.
Verbindung testen
Nach dem Eintragen der Daten solltest du zuerst Verbindung testen nutzen. Dadurch wird geprüft, ob der Mailserver grundsätzlich erreichbar ist.
Danach sendest du eine Testmail. Die eigene Mailbox kann erst aktiviert werden, wenn die aktuelle Konfiguration erfolgreich getestet wurde.
Wenn du später Server, Benutzername, Passwort oder Absender änderst, solltest du erneut testen, bevor du wieder Rechnungen versendest.
Eigene Mailbox aktivieren oder deaktivieren
Wenn die Testmail erfolgreich war, kannst du die eigene Mailbox aktivieren. Ab dann nutzt taxtello diese Mailbox für Rechnungs-E-Mails, sofern der Versandweg in deinem Konto verfügbar ist.
Du kannst die eigene Mailbox wieder deaktivieren. Danach wird wieder der Standardversand verwendet.
Wenn der Versand fehlschlägt
Ein Versandfehler kann verschiedene Ursachen haben, zum Beispiel falsche Zugangsdaten, ein geändertes App-Passwort, eine blockierte Verbindung oder eine abgelehnte Empfängeradresse.
Prüfe in diesem Fall zuerst die E-Mail-Versand-Einstellungen und sende eine neue Testmail. Kontrolliere außerdem die betroffene Rechnung, denn eine Rechnung kann bereits als versendet dokumentiert sein, auch wenn die E-Mail technisch nicht zugestellt werden konnte.
Mehr zum Rechnungsversand findest du im Artikel Rechnungen per E-Mail versenden.
Wer darf die Mailbox ändern?
Das Einrichten und Aktivieren einer eigenen Mailbox ist eine Kontoeinstellung. Sie ist deshalb Rollen mit ausreichenden Rechten vorbehalten.
Wenn du den Bereich siehst, aber nicht bearbeiten kannst, prüfe deine Rolle oder bitte einen Admin. Mehr dazu findest du im Artikel Rollen und Berechtigungen.
Tipp: Teste die eigene Mailbox nach jeder Passwortänderung bei deinem E-Mail-Anbieter erneut. Ein neues App-Passwort im Postfach reicht nicht aus, wenn taxtello noch die alten Zugangsdaten gespeichert hat.