Wenn ein Monat geprüft ist, kannst du ihn festschreiben. Dadurch wird der Monat vor normalen Änderungen geschützt.
Das hilft dir, abgeschlossene Zeiträume nachvollziehbar zu halten. Es bedeutet aber auch: Nach der Festschreibung solltest du Daten nicht mehr still überschreiben, sondern Korrekturen bewusst und nachvollziehbar behandeln.
Was bedeutet Festschreiben?
Beim Festschreiben wird ein Monat als abgeschlossen markiert. Danach behandelt taxtello ihn nicht mehr wie einen offenen Arbeitsmonat.
Normale Änderungen an Buchungen und damit verbundenen Daten können dann gesperrt oder deutlich eingeschränkt sein. Je nach Vorgang betrifft das zum Beispiel Buchungen, Belegverknüpfungen, Anlagen oder Fahrten im festgeschriebenen Monat.
Festschreibung ist ein technischer Baustein, mit dem taxtello GoBD-konforme Prozesse unterstützt. Sie ist aber keine Garantie dafür, dass deine gesamte Buchführung automatisch GoBD-konform ist. Dafür zählen auch deine Abläufe, vollständige Unterlagen und deine eigene Prüfung.
Vor dem Festschreiben prüfen
Gehe den Monat vor dem Festschreiben in Ruhe durch.
Prüfe besonders:
- Sind alle Einnahmen und Ausgaben erfasst?
- Sind wichtige Belege verknüpft?
- Sind Kategorien und Beträge plausibel?
- Sind Rechnungen und Zahlungen richtig zugeordnet?
- Gibt es offene Bankbewegungen im Bankabgleich?
- Gibt es Hinweise im Prüfen-Bereich?
Solange Buchungen im Monat keinen Beleg haben oder offene Hinweise im Prüfen-Bereich bestehen, lässt sich der Monat nicht festschreiben. taxtello zeigt dann Festschreiben nicht möglich und nennt den Grund. Bei offenen Bankbewegungen erscheint ein Hinweis, in dem du Trotzdem festschreiben oder Erst Bankabgleich erledigen wählst. Mehr dazu findest du im Artikel Bankumsätze zuordnen.
Monat festschreiben
In der Jahresübersicht und im Bereich Prüfen wählst du Monat festschreiben. Im Dashboard heißt die Schaltfläche Festschreiben. Dafür brauchst du mindestens die Rolle Admin.
Vor der Festschreibung erscheint eine Bestätigung. Lies den Hinweis sorgfältig, denn danach sind normale Änderungen in diesem Monat nicht mehr wie gewohnt möglich.
Wenn später ein Fehler auffällt
Auch nach dem Festschreiben kann dir später noch etwas auffallen. Dann solltest du nicht versuchen, alte Daten unbemerkt zu überschreiben.
Je nach Fall kann es sinnvoll sein, den Monat mit ausreichender Berechtigung wieder zu öffnen, eine neue Korrekturbuchung anzulegen, eine Rechnung zu stornieren oder den Fall mit deiner Steuerberatung zu klären.
Welcher Weg richtig ist, hängt vom Fehler ab. Bei Rechnungen findest du mehr im Artikel Rechnung stornieren.
Monat wieder öffnen
Ein festgeschriebener Monat lässt sich wieder öffnen. Diese Aktion ist stärker geschützt als das Festschreiben: Sie ist nur für die Rolle Owner möglich, und du musst eine Begründung mit mindestens 5 Zeichen angeben.
Nutze das Wiederöffnen nicht als normalen Arbeitsablauf. Es ist für Fälle gedacht, in denen du einen abgeschlossenen Zeitraum bewusst noch einmal bearbeiten musst.
Aktivitätsprotokoll
Festschreibungen und Wiederöffnungen gehören zu den Aktionen, die für die Nachvollziehbarkeit wichtig sind. taxtello kann solche Änderungen im Aktivitätsprotokoll dokumentieren.
So bleibt später erkennbar, wann ein Monat abgeschlossen oder wieder geöffnet wurde.
Tipp: Schreibe Monate erst fest, wenn du Bankbewegungen, Belege und Rechnungen geprüft hast. Vorher sind Korrekturen deutlich einfacher und weniger fehleranfällig.