Du kannst Rechnungen direkt per E-Mail an deine Kunden senden. Beim Versand wird aus dem Entwurf ein finales Rechnungsdokument mit Rechnungsnummer und PDF-Anhang.
Wichtig ist: Eine versendete Rechnung ist nicht mehr einfach ein bearbeitbarer Entwurf. Wenn nach dem Versand etwas fachlich falsch ist, brauchst du in der Regel eine Korrektur oder Stornierung statt einer stillen Änderung am alten Dokument.
Vor dem Versand prüfen
Prüfe vor dem Senden, ob die wichtigsten Angaben stimmen. Dazu gehören besonders Kunde, Empfängeradresse, Rechnungspositionen, Rechnungsdatum, Leistungszeitraum, Zahlungsziel und die Zahlungsangaben.
Für den E-Mail-Versand braucht taxtello eine E-Mail-Adresse beim Rechnungsempfänger. Wenn diese Adresse fehlt, kann die Rechnung nicht direkt per E-Mail verschickt werden.
Rechnung senden
Im Rechnungseditor wählst du Fertigstellen & senden. Danach öffnet sich der Dialog Rechnung senden, in dem du auf Senden klickst. Bei einer bereits fertiggestellten Rechnung heißt der Dialog Rechnung erneut senden und der Button Erneut senden. Mit Nur fertigstellen vergibst du die Rechnungsnummer, ohne die E-Mail zu verschicken.
Dabei wird die finale Rechnung erstellt, die Rechnungsnummer vergeben und der PDF-Anhang erzeugt. Danach wird die E-Mail an die hinterlegte Empfängeradresse verschickt.
Im Dialog kannst du CC, BCC, Betreff und Nachricht anpassen. Bleiben Betreff und Nachricht leer, gilt deine Standardvorlage. Das PDF wird immer angehängt. Mit Kopie an mich senden bekommst du eine Kopie der E-Mail, mit Kundenportal-Link mitsenden nimmst du den Link zur Online-Ansicht auf.
Was nach dem Versand passiert
Nach dem Versand ist die Rechnung kein Entwurf mehr. Sie erscheint dann in der Liste als Offen, nach Ablauf der Fälligkeit als Überfällig.
Du kannst die Rechnung danach weiterhin ansehen, als PDF herunterladen und Zahlungen erfassen. Inhaltliche Änderungen an der bereits versendeten Rechnung laufen aber nicht mehr wie bei einem Entwurf.
Wenn du einen Fehler entdeckst, lies den Artikel Rechnung stornieren.
PDF, E-Rechnung und Kundenportal
Die E-Mail enthält in der Regel die Rechnung als PDF-Anhang. Wenn du für die Rechnung ein E-Rechnungsformat nutzt, können je nach Format zusätzliche strukturierte Rechnungsdaten enthalten sein oder mitgesendet werden.
Wenn du das Kundenportal unter Einstellungen → Kundenportal aktiviert hast, kann die E-Mail außerdem einen Link zur Online-Ansicht enthalten. Mehr dazu findest du im Artikel Kundenportal für Rechnungen und Angebote.
Wenn der E-Mail-Versand fehlschlägt
Ein E-Mail-Fehler bedeutet nicht automatisch, dass die Rechnung wieder ein Entwurf ist. Die Rechnung kann bereits als versendet dokumentiert sein, auch wenn die E-Mail technisch nicht zugestellt werden konnte.
Wenn taxtello einen Versandfehler anzeigt, prüfe die Empfängeradresse und informiere den Kunden bei Bedarf auf einem anderen Weg. Öffne außerdem die Rechnung und kontrolliere, ob der Status und die Versandhinweise plausibel sind.
Eigene E-Mail-Adresse verwenden
Standardmäßig läuft der Versand über den taxtello-Versandweg. Du kannst unter Einstellungen → E-Mail-Versand eine eigene Mailbox für Rechnungs-E-Mails einrichten.
Mehr dazu findest du im Artikel Eigene E-Mail-Adresse für Rechnungen einrichten.
Tipp: Sende eine Rechnung erst, wenn Empfängeradresse und Beträge wirklich stimmen. Vor dem Versand ist eine Korrektur leicht. Nach dem Versand brauchst du einen nachvollziehbaren Korrekturweg.