So funktioniert der Rechnungseditor
Unter Rechnungen öffnet der Button Neue Rechnung den Rechnungseditor. Mit Vorschau prüfst du die Rechnung, bevor du sie fertigstellst.
Zentrale Rechnungsangaben
Der Rechnungseditor führt dich durch die wichtigsten Angaben, bevor du die Rechnung versendest. Dazu gehören:
- Vollständiger Name und Anschrift deines Unternehmens und des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder USt-IdNr.
- Rechnungsnummer (wird beim Fertigstellen lückenlos vergeben)
- Rechnungsdatum und Leistungszeitraum
- Art und Umfang der Leistung pro Position
- Entgelt aufgeschlüsselt nach Steuersätzen
- Steuerbetrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung
Kunde auswählen
Du kannst Kunden aus deinem Kontakte-Verzeichnis wählen oder einen einmaligen Kunden direkt in der Rechnung erfassen. Mit "Für diese Rechnung anpassen" änderst du Angaben nur für dieses Dokument, ohne den gespeicherten Kontakt zu verändern.
Leistungszeitraum
Drei Modi stehen zur Auswahl:
- Wie Rechnungsdatum: du bestätigst, dass Leistungsdatum und Rechnungsdatum gleich sind
- Einzeltag: z. B. bei einer Beratung an einem konkreten Tag
- Zeitraum (Von / Bis): Standard für laufende Projekte
Ohne eine dieser Angaben lässt sich die Rechnung nicht fertigstellen. Nur bei Wie Rechnungsdatum steht im PDF der Hinweis "Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum."
Zahlungsziel und Skonto
Zahlungsziel-Presets: 7, 14, 30 Tage oder frei einstellbar. Skonto aktivierst du über den Schalter Skonto unter dem Zahlungsziel. Erst dann erscheinen Prozent- und Tage-Felder.
Positionen hinzufügen
Jede Position hat Beschreibung, Menge, Einheit (z. B. Stk, Std, km, m², Pauschal), Einzelpreis und Steuersatz. Die Gesamtsumme wird automatisch berechnet.
Versenden
Mit Fertigstellen & senden vergibt taxtello die Rechnungsnummer und öffnet den Dialog Rechnung senden. Dort verschickst du die Rechnung per E-Mail an den Kunden, optional mit Kopie an mich senden. Mit Nur fertigstellen vergibst du die Nummer, ohne zu senden. Nach dem Fertigstellen bleibt das ursprüngliche Dokument nachvollziehbar erhalten. Korrekturen erfolgen über die dafür vorgesehenen Korrektur- oder Stornofunktionen.
Tipp: Solange die Rechnung ein Entwurf ist, kannst du sie beliebig oft bearbeiten. Die Rechnungsnummer wird erst beim Fertigstellen vergeben.
Zahlungen erfassen (Zahlungseingang buchen)
Sobald dein Kontakt bezahlt hat, erfasst du die Zahlung direkt an der Rechnung: nicht als separate Buchung. So bleibt der Bezug zwischen Rechnung und Zahlung sauber, was für die EÜR (Zuflussprinzip) und für Offene Posten entscheidend ist.
Ablauf:
- Öffne die Rechnung in der Detail-Ansicht.
- Klicke auf „Zahlung erfassen".
- Trage Zahlungsdatum, Betrag (vorbelegt mit dem Brutto-Restbetrag) und optional eine Notiz ein.
- Beim Speichern legt taxtello automatisch eine Buchung im richtigen Monat an (Zahlungsdatum entscheidet) und verknüpft sie mit der Rechnung.
Mehrere Teilzahlungen sind möglich; taxtello rechnet den Restbetrag in Echtzeit. Ist der Saldo 0 €, ändert sich der Rechnungsstatus automatisch auf „Bezahlt". Ein Betrag über dem Restbetrag wird abgelehnt. Mehr dazu findest du im Artikel Zahlungen auf Rechnungen erfassen.
Sprach-Eingabe (Voice / NL-Rechnung)
Im Rechnungsformular findest du über den Positionen das Feld Position per Satz erstellen. Dort startet das Mikrofon-Symbol („Per Sprache eingeben") die Aufnahme. Klick darauf, sprich einen Satz (z. B. „Beratungsstunde Mai zwei Stunden zu 120 Euro netto, Kunde Schmidt"), und taxtello erzeugt daraus Positionen im Formular. Die KI extrahiert Positionen, Mengen und Preise und trägt den genannten Kunden als Suchtext ins Kundenfeld ein.
In allen Browsern läuft die Aufnahme einheitlich über die Taxtello-Server an das Whisper-Modell auf Mittwald AI Hosting (Deutschland). Die browsereigene Web Speech API (die andernfalls Audio an Google bzw. Apple senden würde) wird bewusst nicht genutzt; die Verarbeitung der Audiodaten für die Sprach-Eingabe erfolgt auf deutschen Servern.
Die Sprach-Eingabe setzt die KI-Einwilligung voraus (Einstellungen → KI & Datenschutz). Mehr Details + Datenschutz-Hinweise im Artikel Voice / Spracheingabe für Rechnungen und in der Datenschutzerklärung §9.
Design-Templates wählen
Unter Einstellungen → Rechnungsdesign wählst du das Layout, das für deine PDF-Rechnungen genutzt wird. Aktuell stehen 15 Templates in sechs Gruppen zur Auswahl: von klassisch-zurückhaltend bis markant. Dazu hinterlegst du dein Logo (PNG/JPEG, ein-/ausblendbar) und stellst die Layout-Dichte (Normal/Kompakt) ein. Mehr in Rechnungsdesign & Vorlagen.
Online-Ansicht im Kundenportal
Wenn du das Kundenportal unter Einstellungen → Kundenportal aktiviert hast, kann taxtello beim Versand zusätzlich zur PDF-Datei einen Link zur Online-Ansicht mitsenden. Dein Kunde öffnet den Link im Browser und sieht dort die Rechnung, ohne Anmeldung und ohne zuerst eine PDF-Datei herunterladen zu müssen. Im Versanddialog wählst du mit Kundenportal-Link mitsenden, ob der Link in der E-Mail steht. Den Zugriff steuerst du in der Rechnungs-Detailansicht im Bereich Kundenportal. Mehr in Kundenportal für Rechnungen und Angebote.