Warum direkt an der Rechnung?
Wenn ein Kunde bezahlt hat, solltest du die Zahlung direkt an der passenden Rechnung erfassen. So sieht taxtello, welche Rechnungen noch offen sind und welche bereits bezahlt wurden.
Für deine Auswertungen ist nicht nur das Rechnungsdatum wichtig, sondern auch das Zahlungsdatum. Wenn du die Zahlung an der Rechnung erfasst, kann taxtello den offenen Betrag aktualisieren, die Rechnung als bezahlt erkennen und die passende Buchung im Zahlungsmonat anlegen.
Wenn du den Zahlungseingang stattdessen nur als freie Buchung anlegst, fehlt möglicherweise die Verbindung zur Rechnung. Dann kann es passieren, dass die Rechnung weiterhin als offen angezeigt wird, obwohl dein Kunde schon bezahlt hat.
Zahlung erfassen
Öffne zuerst die passende Rechnung. Du findest sie zum Beispiel unter Rechnungen oder über Forderungen.
Klicke dort auf „Zahlung erfassen".
Danach gibst du die Zahlungsdaten ein:
- Zahlungsdatum: das Datum, an dem das Geld auf deinem Konto eingegangen ist
- Betrag: der gezahlte Betrag. taxtello schlägt den noch offenen Restbetrag vor
- Notizen: optional, zum Beispiel „SEPA-Überweisung" oder „bar bezahlt"
Nach dem Speichern ordnet taxtello die Zahlung der Rechnung zu. Der offene Betrag wird aktualisiert. Wenn die Rechnung vollständig bezahlt wurde, wird sie nicht mehr als offen geführt.
Teilzahlungen
Wenn dein Kunde nicht den kompletten Betrag auf einmal bezahlt, kannst du mehrere Zahlungen erfassen.
Trage jede Teilzahlung einzeln mit dem jeweiligen Zahlungsdatum ein. taxtello zieht die erfassten Beträge vom offenen Rechnungsbetrag ab und zeigt dir, was noch fehlt.
Im Zahlungsfenster siehst du außerdem bereits erfasste Zahlungen zur Rechnung.
Überzahlungen
taxtello lässt beim Erfassen einer Zahlung keinen Betrag zu, der über dem offenen Restbetrag der Rechnung liegt.
Wenn auf deinem Konto mehr Geld eingegangen ist als für diese Rechnung offen war, erfasse an der Rechnung nur den passenden Rechnungsbetrag. Den überschüssigen Betrag solltest du separat prüfen, zum Beispiel ob er zurückgezahlt oder mit einem späteren Vorgang verrechnet wird.
Wichtig ist: Entscheide nicht nur nach der Anzeige in taxtello, sondern nach dem tatsächlichen Zahlungsfluss auf deinem Konto.
Zahlung nachträglich korrigieren
Prüfe Betrag und Zahlungsdatum am besten, bevor du die Zahlung speicherst.
Im Fenster Zahlung erfassen siehst du unter Erfasste Zahlungen jede Zahlung mit Datum und Quelle (Manuell oder Kontoauszug). Manuell erfasste Zahlungen nimmst du mit Rückgängig zurück, aus dem Bankabgleich übernommene Zuordnungen löst du mit Lösen. Ist der Zahlungsmonat bereits festgeschrieben, ist das nicht mehr möglich.
Zahlungen aus Kontoauszügen zuordnen
Wenn du den Bankabgleich nutzt, kann taxtello zu importierten Bankbewegungen passende Rechnungen vorschlagen.
Dabei helfen zum Beispiel Betrag, Rechnungsnummer oder Kundenname im Verwendungszweck. Prüfe vorgeschlagene Zuordnungen, bevor du sie übernimmst.
So vermeidest du, dass eine Zahlung falsch zugeordnet wird oder doppelt auftaucht.
Tipp: Erfasse Zahlungseingänge möglichst zeitnah. Am einfachsten ist es, wenn du deine Bankbewegungen regelmäßig prüfst und offene Rechnungen direkt abgleichst. Dann bleiben deine Rechnungen, Zahlungen und Auswertungen sauber zusammen.