Beim Erstellen einer Rechnung kannst du auswählen, ob sie nur als PDF oder zusätzlich als E-Rechnung vorbereitet werden soll.
Das ist vor allem dann wichtig, wenn dein Kunde strukturierte Rechnungsdaten erwartet. Je nach Empfänger kann ein PDF ausreichen, ein ZUGFeRD- oder Factur-X-PDF sinnvoll sein oder eine XRechnung benötigt werden.
Format im Rechnungseditor auswählen
Im Rechnungseditor findest du den Bereich E-Rechnung. Dort zeigt taxtello das vorgeschlagene Format mit einer kurzen Begründung. Über Ändern wählst du unter Rechnungsformat, wie die Rechnung vorbereitet werden soll.
Zur Auswahl stehen:
| Format | Wofür es gedacht ist |
|---|---|
| Automatisch (empfohlen) | taxtello schlägt anhand von Kundentyp und deinen Angaben ein Format vor |
| klassische PDF-Rechnung ohne strukturierte E-Rechnungsdaten | |
| ZUGFeRD | PDF-Rechnung mit eingebetteten strukturierten Daten (ZUGFeRD 2.x / Factur-X) |
| XRechnung | strukturierte XML-Rechnung, vor allem für öffentliche Auftraggeber |
Wenn du unsicher bist, frage den Empfänger, welches Format er annehmen kann.
ZUGFeRD oder Factur-X
Bei ZUGFeRD oder Factur-X entsteht eine PDF-Rechnung, in der die strukturierten Rechnungsdaten eingebettet sind.
Dein Kunde kann die PDF weiterhin wie gewohnt öffnen. Gleichzeitig kann seine Buchhaltung die eingebetteten Daten auslesen, wenn das dortige System das Format unterstützt.
XRechnung und Leitweg-ID
XRechnung wird häufig bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verwendet. Wenn du dieses Format auswählst, brauchst du eine Käuferreferenz. Bei öffentlichen Auftraggebern ist das häufig die Leitweg-ID.
Ohne Käuferreferenz lässt sich die XRechnung nicht versenden. Die Leitweg-ID bekommst du normalerweise vom öffentlichen Auftraggeber oder aus dessen Vergabe- beziehungsweise Rechnungsportal.
Vor dem Versand prüfen
Prüfe vor dem Versand besonders Empfänger, Rechnungsadresse, Rechnungspositionen, Steuersätze, Zahlungsangaben und das gewählte E-Rechnungsformat.
Bei XRechnung solltest du zusätzlich kontrollieren, ob die Leitweg-ID zum Empfänger passt. Bei ZUGFeRD oder Factur-X solltest du prüfen, ob dein Kunde dieses Format akzeptiert.
Mehr zu den Formaten findest du im Artikel E-Rechnung: ZUGFeRD & XRechnung.
Was beim Versand passiert
Beim Versand werden die finale Rechnung und die dazugehörigen E-Rechnungsdaten erzeugt.
Bei ZUGFeRD oder Factur-X werden die strukturierten Daten in die PDF-Rechnung eingebettet. Bei XRechnung wird die XML-Datei zusätzlich für den Versand vorbereitet.
Wenn die E-Rechnungsdaten nicht erzeugt werden können oder bei ZUGFeRD beziehungsweise Factur-X nicht in die PDF eingebettet werden können, wird der Versand abgebrochen. So wird vermieden, dass unbemerkt nur eine normale PDF-Rechnung verschickt wird, obwohl du ein E-Rechnungsformat ausgewählt hast.
Mehr zum normalen Versandablauf findest du im Artikel Rechnungen per E-Mail versenden.
E-Rechnungen empfangen
Dieser Artikel beschreibt ausgehende E-Rechnungen, die du an Kunden sendest.
Wenn du selbst eine E-Rechnung von einem Lieferanten erhältst, lädst du sie im Belegbereich hoch. Mehr dazu findest du im Artikel Eingehende E-Rechnungen prüfen.
Tipp: Wähle das E-Rechnungsformat nicht erst kurz vor dem Versand aus. Wenn du früh weißt, ob dein Kunde ZUGFeRD, Factur-X oder XRechnung erwartet, kannst du Pflichtangaben wie Leitweg-ID, Adresse und Zahlungsdaten direkt sauber prüfen.