Mit dem Kundenportal können deine Kunden Rechnungen und Angebote direkt online ansehen. Sie brauchen dafür kein eigenes taxtello-Konto und müssen nicht zuerst eine PDF-Datei herunterladen.
Wenn du das Kundenportal aktiviert hast, kann taxtello beim Versand einer Rechnung oder eines Angebots zusätzlich zur PDF-Datei einen Link zum Kundenportal mitsenden. Dein Kunde öffnet den Link im Browser und sieht dort das Dokument. Bei Bedarf kann er die PDF-Version herunterladen.
Wofür ist das Kundenportal praktisch?
Das Kundenportal ist besonders hilfreich, wenn dein Kunde das Dokument schnell am Handy öffnen möchte.
Statt erst einen PDF-Anhang zu suchen oder herunterzuladen, kann er die Rechnung oder das Angebot direkt im Browser ansehen. Das ist auch praktisch, wenn dein Kunde das Dokument später noch einmal öffnen möchte.
Kundenportal einschalten
Das Kundenportal ist standardmäßig ausgeschaltet. Du aktivierst es einmal unter Einstellungen → Kundenportal mit Kundenportal aktivieren. Danach bekommen versendete Rechnungen und Angebote einen Link zur Online-Ansicht in der E-Mail. Beim einzelnen Versand entscheidest du im Dialog mit Kundenportal-Link mitsenden, ob der Link in der E-Mail steht.
Wo steuere ich den Zugriff?
Bei Rechnungen findest du in der Detailansicht den Bereich Kundenportal. Er zeigt, wie oft und wann der Link zuletzt aufgerufen wurde, und hat diese Schalter: Erweiterte Portalansicht aktiv, PLZ-Abfrage vor Anzeige, PDF-Download erlauben und Link aktiv. Änderungen speicherst du mit Speichern.
Wer kann das Dokument sehen?
Dein Kunde braucht keine Anmeldung bei taxtello. Wer den Link hat, kann das Dokument öffnen. Bei Rechnungen kannst du zusätzlich PLZ-Abfrage vor Anzeige einschalten. Dann muss der Empfänger die Postleitzahl aus der Rechnungsadresse eingeben. Das geht nur, wenn eine Postleitzahl hinterlegt ist.
Der Link ist nicht öffentlich gelistet und nicht einfach zu erraten. Trotzdem solltest du ihn wie einen vertraulichen Zugriff behandeln. Teile ihn nur mit Personen, die die Rechnung oder das Angebot sehen dürfen.
Kann ich den Zugriff wieder deaktivieren?
Ja. Bei Rechnungen schaltest du im Bereich Kundenportal den Schalter Link aktiv aus und klickst auf Speichern. Das schaltet den Link stumm, ohne ihn zu widerrufen. Mit demselben Schalter schaltest du ihn wieder ein.
Öffnet jemand den stummgeschalteten Link, erscheint der Hinweis „Dieser Dokumentlink ist derzeit nicht verfügbar."
Jeder Link ist außerdem zeitlich begrenzt. Er läuft standardmäßig nach 180 Tagen ab und zeigt dann den Hinweis „Dieser Dokumentlink ist abgelaufen."
Änderungen rund um Versand und Online-Ansicht werden in der Historie der Rechnung dokumentiert.
Gilt das auch für Angebote?
Ja. Das Kundenportal funktioniert auch für Angebote.
Dein Kunde kann das Angebot online ansehen, ohne sich bei taxtello anzumelden. Er kann es im Kundenportal auch annehmen, ablehnen oder eine Änderung wünschen. Wenn er später noch einmal auf das Angebot zugreifen möchte, kann er denselben Link erneut öffnen, solange der Link nicht abgelaufen ist.
Was passiert nach Bezahlung oder Annahme?
Der Link bleibt gültig, bis du ihn stummschaltest oder er nach 180 Tagen abläuft.
Auch wenn eine Rechnung bezahlt oder ein Angebot angenommen wurde, kann dein Kunde das Dokument später noch einmal im Kundenportal öffnen.
Tipp: Wenn eine Rechnung sensible Informationen enthält, schaltest du den Link nach der Bezahlung über Link aktiv aus. So verhinderst du, dass ein weitergeleiteter Link später noch Zugriff auf das Dokument gibt.