In taxtello siehst du auf einen Blick, welche Rechnungen noch offen sind, welche bereits überfällig sind und wo du eine Zahlung erfassen kannst.
Was sind offene Rechnungen?
Offen sind versendete oder überfällige Rechnungen, die noch nicht vollständig bezahlt wurden. Teilzahlungen werden berücksichtigt. Sobald eine Rechnung vollständig bezahlt oder storniert ist, erscheint sie nicht mehr als offene Forderung.
Du findest die Liste in der Seitenleiste unter Forderungen. Dort zeigt taxtello dir offene Rechnungen mit Fälligkeit, Status und offenem Betrag.
Rechnungen ohne Fälligkeitsdatum bleiben in der Liste sichtbar und werden als „ohne Fälligkeit" angezeigt.
Welche Informationen sehe ich in der Liste?
In der Forderungsliste findest du die wichtigsten Angaben zu jeder offenen Rechnung:
| Angabe | Bedeutung |
|---|---|
| Rechnung / Kunde | Rechnungsnummer, Kunde und Rechnungsdatum |
| Fällig | zeigt, wann die Rechnung fällig ist oder seit wann sie überfällig ist |
| Mahnstufe | zeigt die passende Erinnerungs- oder Mahnstufe, falls vorhanden |
| Status | zum Beispiel „Aktuell", „Überfällig", „Versandbereit", „Fehlende Angaben" oder „Pausiert" |
| Betrag | offener Betrag der Rechnung |
| Aktion | Rechnung öffnen, Details ansehen, Erinnerung senden oder weitere Aktionen öffnen |
Überfällige Rechnungen werden in der Liste deutlich markiert, damit du sie schneller erkennst.
Rechnungen filtern und sortieren
Du kannst die Liste eingrenzen, wenn du nur bestimmte Rechnungen sehen möchtest.
Die Filter heißen:
- Alle
- Aktuell
- Überfällig
- Versandbereit
- Fehlende Angaben
- Pausiert
Außerdem kannst du die Liste nach Fälligkeit oder Betrag sortieren. Im Risiko-Überblick kannst du direkt auf überfällige Rechnungen oder auf Kunden mit besonders hohen offenen Beträgen springen.
Zahlung erfassen
Wenn ein Kunde bezahlt hat, kannst du die Zahlung aus der Forderungsliste heraus erfassen.
Öffne bei der Rechnung das Aktionsmenü und wähle „Als bezahlt erfassen". taxtello öffnet den Zahlungsdialog der passenden Rechnung. Dort ist der offene Betrag bereits eingetragen und das Zahlungsdatum wird mit dem heutigen Datum vorbelegt. Du kannst Betrag, Datum und Notiz bei Bedarf anpassen.
Nach dem Speichern aktualisiert taxtello die Rechnung. Wenn sie vollständig bezahlt ist, wird sie nicht mehr als offene Forderung geführt.
Das Zahlungsdatum bestimmt, welchem Monat die Zahlung in taxtello zugeordnet wird. Mehr dazu findest du in Zahlungen auf Rechnungen erfassen.
Erinnerung vorbereiten oder senden
Wenn eine Rechnung überfällig ist, hilft dir taxtello beim nächsten Schritt.
Je nach Status kannst du Details oder eine Vorschau öffnen, fehlende Angaben ergänzen oder eine versandbereite Erinnerung senden. Die Regeln und Vorlagen dafür findest du über Mahnregeln und im Artikel Erinnerungen & Mahnwesen.
Forderung pausieren
Manchmal soll eine offene Forderung vorerst nicht weiter erinnert werden, zum Beispiel bei einer Rückfrage, einer Ratenzahlung oder einer individuellen Absprache.
Bei überfälligen Forderungen kannst du im Aktionsmenü Pausieren wählen. Pausierte Fälle bleiben in der Forderungsliste sichtbar, werden als „Pausiert" markiert und können später wieder fortgesetzt werden.
Kennzahlen oben auf der Seite
Über der Liste zeigt taxtello dir wichtige Summen und Statuszahlen an.
Dazu gehören:
- Offen gesamt
- Überfällig
- Versandbereit
- Fehlende Angaben
- Pausiert
Darunter zeigt der Risiko-Überblick, bei welchen Kunden besonders viel offen ist und ob es ältere überfällige Fälle gibt.
Tipp: Schau dir deine offenen Rechnungen einmal pro Woche kurz an. Oft reichen fünf Minuten, um überfällige Rechnungen zu erkennen, Zahlungen nachzutragen und rechtzeitig eine freundliche Erinnerung vorzubereiten.