Warum E-Rechnung?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Für grundsätzlich verpflichtete Rechnungsaussteller erlaubt § 27 Abs. 38 UStG bei Leistungen aus 2025 und 2026 noch bis zum 31. Dezember 2026 Papier- oder sonstige elektronische Rechnungen. Für Leistungen aus 2027 gilt diese Übergangsregel bis zum 31. Dezember 2027, wenn der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr höchstens 800.000 € betrug. PDF- und andere sonstige elektronische Rechnungen setzen dabei die Zustimmung des Empfängers voraus.
Für nach § 19 UStG steuerfreie Kleinunternehmerumsätze gilt eine eigene Ausnahme von der E-Rechnungs-Ausstellungspflicht (§ 34a Satz 4 UStDV). Die Pflicht, in den gesetzlich vorgesehenen Fällen eine Rechnung auszustellen, bleibt bestehen. Öffentliche Auftraggeber verlangen je nach Verfahren bereits XRechnung.
Die beiden Formate
ZUGFeRD 2.x / Factur-X
Hybrid-Format: PDF mit eingebetteter XML-Datei. Dein Kunde sieht die lesbare PDF-Rechnung wie gewohnt und kann die strukturierten Daten direkt in seine Buchhaltung übernehmen. ZUGFeRD erfüllt ab Version 2.0.1 die umsatzsteuerlichen Formatanforderungen an eine E-Rechnung, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. taxtello erzeugt ZUGFeRD standardmäßig im Profil EN16931.
XRechnung 3.0
Reines XML-Format ohne PDF-Darstellung, mit einer Käuferreferenz. Bei Rechnungen an die Bundesverwaltung wird dafür die vom Auftraggeber mitgeteilte Leitweg-ID verwendet. Für Rechnungen zwischen Unternehmen ist grundsätzlich keine Leitweg-ID erforderlich. Für viele Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist XRechnung der passende Standard. Für Rechnungen an die Bundesverwaltung wird die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform OZG-RE genutzt. Andere öffentliche Auftraggeber können andere Plattformen oder Übertragungswege vorgeben. Maßgeblich sind die Angaben deines Auftraggebers.
Auswahl pro Rechnung
Im Rechnungseditor zeigt der Bereich E-Rechnung das vorgeschlagene Format mit einer kurzen Begründung. Standard ist Automatisch: taxtello schlägt anhand von Kundentyp und deinen Angaben PDF, ZUGFeRD oder XRechnung vor. Über Ändern wählst du unter Rechnungsformat selbst zwischen Automatisch, PDF, ZUGFeRD und XRechnung. Als Kleinunternehmer wählt taxtello automatisch PDF; ZUGFeRD und XRechnung kannst du trotzdem selbst wählen. ZUGFeRD und XRechnung sind ohne Aufpreis enthalten.
Leitweg-ID für XRechnung
Wenn du an eine Behörde fakturierst, brauchst du in der Regel die Leitweg-ID des Empfängers. Die bekommst du von der Behörde selbst. Im Rechnungseditor trägst du sie im Feld Käuferreferenz ein. Bei XRechnung ist dieses Feld Pflicht.
Übergangsfristen
- Empfangspflicht: seit 1. Januar 2025 grundsätzlich im inländischen B2B, auch für Kleinunternehmer
- Leistungen aus 2025 und 2026: Grundsätzlich zur E-Rechnung verpflichtete Rechnungsaussteller dürfen Rechnungen für diese Leistungen noch bis zum 31. Dezember 2026 auf Papier oder als sonstige elektronische Rechnung übermitteln (§ 27 Abs. 38 UStG).
- Leistungen aus 2027: Bis zum 31. Dezember 2027 ist Papier oder eine sonstige elektronische Rechnung zulässig, wenn der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr höchstens 800.000 € betrug (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG). Daneben gilt bis zu diesem Datum eine eigene Übergangsregel für EDI-Rechnungen über Leistungen aus 2027 (§ 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG).
- Zustimmung: Für PDF- und andere sonstige elektronische Rechnungen ist in diesen Übergangsregeln die Zustimmung des Empfängers erforderlich.
- Kleinunternehmer: Für nach § 19 UStG steuerfreie Kleinunternehmerumsätze besteht eine eigene Ausnahme von der E-Rechnungs-Ausstellungspflicht (§ 34a Satz 4 UStDV). Die Rechnungspflicht in den gesetzlich vorgesehenen Fällen bleibt bestehen. E-Rechnungen empfangen können müssen Kleinunternehmer trotzdem.
- Öffentliche Auftraggeber: je nach Auftraggeber und Portal heute oft XRechnung
Hinweis: Bei nach § 19 UStG steuerfreien Kleinunternehmerumsätzen darf keine Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen werden. Die Steuerbefreiung wird in ZUGFeRD und XRechnung im Format gekennzeichnet. Strukturierte Steuerfelder bleiben dabei vorhanden; der Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer ist eine Pflichtangabe (§ 34a Satz 1 Nr. 5 UStDV).