Wenn du von einem Lieferanten eine E-Rechnung erhältst, kannst du sie wie einen Beleg hochladen. Enthält die Datei strukturierte Rechnungsdaten, versucht taxtello diese auszulesen und technisch zu prüfen.
So erkennst du schneller, ob die Datei als E-Rechnung verarbeitet werden konnte, welche Daten enthalten sind und ob Hinweise oder Fehler vorliegen.
Wichtig: Die Prüfung hilft dir bei der technischen Kontrolle der Datei. Sie ersetzt keine rechtliche oder steuerliche Beurteilung der Rechnung.
Welche Dateien können geprüft werden?
E-Rechnungen enthalten strukturierte Rechnungsdaten. Unterstützt werden XRechnung als XML-Datei sowie ZUGFeRD beziehungsweise Factur-X als PDF mit eingebettetem XML. Auch ältere ZUGFeRD-XML-Anhänge können erkannt werden.
Ein normales PDF oder ein gescannter Papierbeleg ist noch keine E-Rechnung. Solche Dateien kannst du weiterhin als Beleg hochladen; sie enthalten aber keine strukturierten E-Rechnungsdaten.
E-Rechnung hochladen
Lade die Datei im Bereich Belege hoch, so wie du auch andere Belege hochlädst.
Nach dem Upload prüft taxtello, ob die Datei als E-Rechnung erkannt werden kann. Wenn strukturierte Rechnungsdaten vorhanden sind, werden sie ausgelesen und am Beleg angezeigt.
Je nach Datei siehst du dort zum Beispiel Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferant, Positionen, Beträge und eine USt-Aufschlüsselung.
Prüfergebnis verstehen
Wenn taxtello strukturierte E-Rechnungsdaten erkennt, erscheint am Beleg ein E-Rechnungs-Badge. Das Badge zeigt das erkannte Format, zum Beispiel XRechnung (UBL), XRechnung (CII) oder ZUGFeRD. Mit einem Klick auf das Badge oder über E-Rechnung in den Belegdetails öffnest du die Detailansicht.
Typische Ergebnisse sind:
| Ergebnis | Bedeutung |
|---|---|
| E-Rechnung gültig | Die Datei konnte gelesen werden und die geprüften Kerndaten wirken stimmig |
| E-Rechnung mit Hinweisen | Die Datei ist lesbar, enthält aber Auffälligkeiten, die du prüfen solltest |
| E-Rechnung mit Fehlern | Wichtige Angaben fehlen oder passen nicht zusammen |
Bei normalen PDFs ohne strukturierte Daten und bei Dateien, die nicht geprüft wurden, zeigt taxtello kein E-Rechnungs-Badge.
In der Detailansicht siehst du außerdem, wann die Prüfung zuletzt durchgeführt wurde. Je nach Datei zeigt taxtello Rechnungsdaten, Positionen, Umsatzsteuerdetails und eine Liste der Befunde.
Was taxtello prüft
taxtello liest die strukturierten Rechnungsdaten aus und prüft wichtige Felder und Plausibilitäten. Dazu gehören zum Beispiel Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Währung, Verkäufer, Käufer, Beträge und Umsatzsteuerwerte.
Bei passenden XML-Dateien kann zusätzlich eine technische Schema-Prüfung erfolgen, sofern die dafür nötige Prüfumgebung verfügbar ist.
Die Prüfung ist deshalb eine technische Hilfe. Sie bedeutet nicht automatisch, dass die Rechnung rechtlich oder steuerlich in jedem Punkt richtig ist.
Was tun bei Fehlern?
Wenn Fehler angezeigt werden, öffne die Detailansicht und prüfe, welche Angaben betroffen sind.
Häufige Ursachen sind fehlende Pflichtangaben, unvollständige Positionsdaten, nicht passende Beträge oder ein Format, das nicht sauber gelesen werden konnte.
Wenn die Datei gar nicht als E-Rechnung erkannt wird, enthält sie vermutlich kein auslesbares XML. Das passiert zum Beispiel bei normalen PDF-Rechnungen, eingescannten Rechnungen oder falsch exportierten Dateien.
Kläre fehlende oder fehlerhafte Angaben bei Bedarf mit dem Aussteller und bitte ihn um eine korrigierte E-Rechnung.
Erneut prüfen
Wenn eine E-Rechnung noch nicht geprüft wurde oder das Ergebnis unvollständig wirkt, kannst du die Prüfung in der E-Rechnungs-Ansicht erneut starten.
Bei bereits geprüften Belegen heißt die Aktion Erneut validieren. Bei noch ungeprüften Belegen heißt sie Jetzt validieren.
Eingangsrechnung oder Ausgangsbeleg
Erkennt taxtello bei einer E-Rechnung nicht sicher, ob du sie erhalten oder selbst ausgestellt hast, zeigt der Beleg Richtung klären. In den Belegdetails bestätigst du dann Eingangsrechnung oder Ausgangsbeleg. Bestätigte Eingangsrechnungen erscheinen im Bereich Eingang.
Eingang per E-Mail
E-Rechnungen können auch über deine persönliche Beleg-Adresse eingehen, sofern diese Funktion eingerichtet ist. Du findest sie in den Einstellungen unter Belege per E-Mail.
Per E-Mail eingegangene Anhänge landen im Belegarchiv und werden dort wie hochgeladene Belege verarbeitet.
Aus Sicherheitsgründen werden Belege per E-Mail nur von Adressen angenommen, die zu deinem taxtello-Konto gehören.
Rechtlicher Hinweis
Die Prüfung ist eine technische Kontrolle der eingegangenen Datei und ihrer strukturierten Rechnungsdaten. Sie ersetzt keine vollständige rechtliche oder steuerliche Beurteilung der Rechnung.
Insbesondere entscheidet die Prüfung nicht verbindlich über den Vorsteuerabzug oder andere steuerliche Fragen. Kläre solche Punkte bei Bedarf mit deinem Steuerberater oder deiner Steuerberaterin.