Erinnerungen & Mahnwesen

Was sind Erinnerungen?

Wenn eine Rechnung nach dem Zahlungsziel noch offen ist, hilft dir das Erinnerungen-Modul beim Nachhalten. taxtello bereitet passende Zahlungserinnerungen vor, zeigt dir die offene Rechnung und hält fest, was bereits versendet wurde.

Du findest den Bereich unter Forderungen. Dort siehst du offene Posten und vorbereitete Erinnerungen an einer Stelle.

Mahn-Stufen und Regeln

taxtello arbeitet mit vier Stufen: Zahlungserinnerung 1, Zahlungserinnerung 2, Zahlungserinnerung 3 und letzte Erinnerung. Für jede Stufe kannst du festlegen, nach wie vielen Tagen sie vorgeschlagen wird und welchen Text taxtello verwenden soll.

Die Einstellungen findest du unter Forderungen → Mahnregeln. Dort gibt es die Bereiche Versand, Vorlagen und Regeln. Im Bereich Versand hinterlegst du Absender-Name und Reply-To E-Mail (Pflicht, Empfänger antworten an diese Adresse), kannst Originalrechnung anhängen und mit Test-Mail senden prüfen.

Im Bereich Regeln steuerst du zum Beispiel:

• ab welchem offenen Betrag eine Erinnerung vorbereitet wird
• wie viele Tage nach Fälligkeit taxtello wartet
• wie viel Abstand zwischen zwei Erinnerungen liegen soll
• ob einzelne Stufen übersprungen werden dürfen, wenn eine Rechnung schon deutlich überfällig ist

Im Bereich Vorlagen passt du Betreff und Nachricht pro Stufe an. Die Standardvorlagen erinnern nur an die offene Rechnung. Gebühren, Verzugszinsen, Inkasso-Hinweise oder 40-Euro-Pauschalen fügt taxtello nicht automatisch hinzu und lässt solche Aussagen in Vorlagen bewusst nicht zu.

Erinnerungen senden

In Forderungen siehst du eine Liste mit offenen Rechnungen. Für überfällige Rechnungen mit passender Stufe steht der Status Versandbereit und der Button Erinnerung senden. Du prüfst jeden Vorschlag in der Vorschau mit Empfänger, Betreff und Text und sendest erst danach aus dem Dialog. taxtello versendet keine Erinnerung von selbst.

Versendete Erinnerungen findest du im Verlauf der Rechnung und im Verlauf des Kontakts.

Einzelne Rechnungen pausieren

Manchmal soll für eine Rechnung vorübergehend keine Erinnerung vorbereitet werden, zum Beispiel bei einer Zahlungszusage, Ratenzahlung oder Klärung. Bei einer überfälligen Rechnung wählst du in Forderungen im Zeilenmenü Pausieren. Im Dialog Erinnerung pausieren wählst du einen Grund (Zahlungszusage, Klage läuft, Kunde insolvent, Ratenzahlung vereinbart oder Sonstiges) und kannst unter Reaktivieren am ein Datum angeben. Pausierte Rechnungen bleiben in der Liste und tragen den Status Pausiert. Mit Fortsetzen nimmst du die Erinnerung wieder auf.

Was taxtello dokumentiert

• Mahnlauf: taxtello hält Fälligkeit, Versandzeitpunkte und Mahnstufen nachvollziehbar fest.
• Nachrichten: Jede versendete Erinnerung erscheint im Verlauf der Rechnung.
• Nächster Schritt: Nach der letzten Erinnerung entscheidest du selbst, wie du weiter vorgehst.

taxtello ersetzt keine Rechtsberatung. Ob und ab wann du zusätzliche Forderungen wie Zinsen, Gebühren oder weitere Schritte geltend machen kannst, hängt vom Einzelfall ab. Kläre solche Fragen fachlich oder juristisch, bevor du sie gegenüber deinem Kunden formulierst.

Ablauf Schritt für Schritt

1. Offene Posten prüfen: Öffne Offene Posten oder Forderungen und prüfe, welche Rechnungen offen sind.
2. Erinnerung öffnen: Wähle eine offene Rechnung mit vorbereitetem Erinnerungsvorschlag.
3. Stufe prüfen: taxtello schlägt die passende Stufe vor. Du kannst sie ändern oder die Erinnerung zurückstellen.
4. Vorlage prüfen: Die Vorschau zeigt die Nachricht mit Anrede, Rechnungsnummer und offenem Betrag.
5. Senden oder pausieren: Sende die Erinnerung, stelle sie zurück oder pausiere die Rechnung.
6. Nachverfolgen: Die Erinnerung erscheint im Verlauf der Rechnung.

Häufige Fragen

• Wo ändere ich die Regeln? Unter Forderungen → Mahnregeln. Dort findest du die Bereiche Versand, Vorlagen und Regeln.
• Kann ich die Texte anpassen? Ja. Im Bereich Vorlagen gibt es für jede Stufe einen eigenen Betreff und Nachrichtentext. Platzhalter wie Rechnungsnummer, Kontaktname oder offener Betrag werden beim Versand automatisch ersetzt.
• Warum kann ich keine Gebühren oder Verzugszinsen in die Vorlage schreiben? taxtello blockiert solche Aussagen bewusst. Das Modul soll Zahlungserinnerungen versenden, aber keine rechtliche Bewertung oder zusätzliche Forderung für dich formulieren.
• Was mache ich bei Streitfall, Stundung oder Zahlungszusage? Pausiere die Erinnerung für diese Rechnung und wähle den passenden Grund.
• Wie sehe ich, was bereits versendet wurde? Die versendete Erinnerung steht in der Historie der jeweiligen Rechnung und im Verlauf des Kontakts.
• Kann ich den E-Mail-Versand von Erinnerungen abschalten? Ja. Im Bereich Versand schaltest du Erinnerungen per E-Mail versenden aus. Dann bereitet taxtello Erinnerungen nur vor und versendet sie nicht.

Tipp: Aktiviere Erinnerungen erst, wenn deine Kontaktdaten gepflegt sind (Kontakte verwalten). Eine Erinnerung an die falsche E-Mail-Adresse hilft im Streitfall nicht weiter.