Mit wiederkehrenden Buchungen kannst du regelmäßige Einnahmen oder Ausgaben vorbereiten, die immer wieder ähnlich anfallen. Das ist praktisch für Miete, Software-Abos, Versicherungen oder andere feste Kosten.
taxtello erstellt diese Buchungen nicht einfach ungeprüft im Hintergrund. Stattdessen erinnert dich taxtello zum passenden Zeitpunkt daran. Du prüfst den Vorschlag und entscheidest dann, ob die Buchung für diesen Zeitraum übernommen oder übersprungen werden soll.
Wiederkehrende Buchung einrichten
Wiederkehrende Buchungen legst du als Vorlage an. Du findest sie in den Einstellungen unter Buchungsdaten in der Karte Wiederkehrende Buchungen. Dort startest du eine neue Vorlage über Neue. Solange noch keine Vorlage existiert, heißt die Schaltfläche Neue Buchung. Anlegen und Bearbeiten ist nur mit Admin-Rechten möglich.
Dabei wählst du zuerst aus, ob es um eine Einnahme oder eine Ausgabe geht. Danach hinterlegst du die wichtigsten Angaben, zum Beispiel Bruttobetrag, Buchungstext, Kostenart, Steuersatz, Intervall, Tag im Monat und optional eine Notiz.
Als Intervall steht monatlich, quartalsweise oder jährlich zur Auswahl. Der Tag im Monat legt fest, an welchem Datum taxtello den Vorschlag später einordnet. Möglich sind die Tage 1 bis 28.
So musst du regelmäßige Vorgänge nicht jedes Mal komplett neu erfassen, behältst aber trotzdem die Kontrolle.
Fällige Buchungen bestätigen
Wenn eine wiederkehrende Buchung fällig ist, erscheint in der passenden Monatsansicht ein Hinweis. Über „Überprüfen" öffnest du die fälligen Vorschläge.
Dort siehst du Betrag, Kostenart, Steuersatz und Intervall. Für jeden Vorschlag entscheidest du einzeln:
- Mit „Übernehmen" erstellt taxtello die Buchung für diesen Monat.
- Mit „Überspringen" markierst du den Vorschlag für diesen Zeitraum als erledigt, ohne eine Buchung anzulegen.
Nach dem Übernehmen oder Überspringen setzt taxtello den nächsten Termin anhand des gewählten Intervalls fort. Der Vorschlag verschwindet dann aus der aktuellen Prüfung.
Vorlage ändern oder deaktivieren
Wenn sich eine regelmäßige Buchung ändert, musst du nicht jedes Mal eine neue Vorlage erstellen. Du kannst die bestehende Vorlage bearbeiten und zum Beispiel Betrag, Buchungstext, Kostenart, Steuersatz, Intervall, Tag im Monat oder Notiz anpassen.
Das ist nützlich, wenn sich ein Abo verteuert, die Miete steigt oder eine jährliche Zahlung künftig anders eingeordnet werden soll.
Wenn du eine Vorlage vorerst nicht mehr nutzen möchtest, entfernst du im Formular das Häkchen bei Aktiv. In der Liste steht dann „(inaktiv)" hinter der Vorlage, und sie erzeugt keine neuen fälligen Vorschläge mehr. Wenn du sie dauerhaft nicht mehr brauchst, kannst du die Vorlage löschen. Bereits erzeugte Buchungen bleiben davon unabhängig erhalten.
Unterschied zu wiederkehrenden Rechnungen
Wiederkehrende Buchungen und wiederkehrende Rechnungen sind nicht dasselbe.
Wiederkehrende Buchungen betreffen deine eigenen Einnahmen oder Ausgaben in der Buchhaltung. Sie helfen dir dabei, regelmäßige Vorgänge nicht zu vergessen, zum Beispiel Miete oder Software-Abos.
Wiederkehrende Rechnungen sind dagegen für ausgehende Rechnungen an deine Kunden gedacht. Dort geht es darum, aus einer Vorlage regelmäßig neue Rechnungen oder Rechnungsentwürfe zu erstellen.
Kurz gesagt: Wiederkehrende Buchungen helfen dir bei deiner internen Buchhaltung. Wiederkehrende Rechnungen helfen dir beim regelmäßigen Abrechnen gegenüber Kunden.
Tipp: Prüfe beim Einrichten besonders das Intervall und den Tag im Monat. Ein monatliches Abo, eine quartalsweise Zahlung und eine jährliche Versicherung verhalten sich ganz unterschiedlich. Wenn diese Angaben von Anfang an stimmen, sparst du dir später unnötige Korrekturen.