Im Bereich Eingang siehst du die Rechnungen, die du von Lieferanten bekommen hast. Die Seite zeigt Eingangsrechnungen, Fälligkeiten und Zahlungen an einem Ort. Du findest sie in der Seitenleiste unter Eingang, nach Belege.
Wie kommt eine Rechnung in den Eingang?
Du legst Eingangsrechnungen nicht einzeln an. Lade die Rechnung als Beleg hoch (siehe Belege hochladen und verknüpfen). Sobald taxtello den Beleg ausgelesen und als Rechnung mit einer Ausgabe erkannt hat, erscheint er im Eingang. Auf der noch leeren Seite startest du den Upload mit Beleg hochladen.
Oben auf der Seite führt Belegquelle verbinden zu den Einstellungen für Belege per E-Mail. Dort richtest du ein, wie Rechnungen automatisch bei dir ankommen.
Bei einer E-Rechnung kann es sein, dass taxtello Eingang und Ausgang nicht sicher unterscheidet. Dann bestätigst du am Beleg Eingangsrechnung. Mehr dazu steht im Artikel Eingehende E-Rechnungen prüfen.
Was zeigt die Liste?
Über der Liste stehen vier Kennzahlen: Offener Betrag, Überfällig, Bald fällig und Ohne Fälligkeit. Ein Klick auf eine Kennzahl filtert die Liste. Zusätzlich gibt es die Filter Alle, Neu, Offen, Bald fällig, Überfällig und Bezahlt.
Jede Zeile zeigt den Lieferanten, die Rechnungsnummer, die Fälligkeit, den Betrag und den Status. Fehlt das Fälligkeitsdatum, steht dort Fälligkeit offen. Rechnungen in anderen Währungen als EUR erscheinen in der Liste, zählen aber nicht in die EUR-Summen. Das steht an der Zeile.
Status und Fälligkeit
Der Status hängt vom Zahlungsstand und vom Fälligkeitsdatum ab:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Neu | Für die Rechnung ist noch keine Fälligkeit hinterlegt |
| Offen | Die Rechnung ist in mehr als 14 Tagen fällig |
| Bald fällig | Die Rechnung ist innerhalb der nächsten 14 Tage fällig |
| Überfällig | Das Fälligkeitsdatum liegt in der Vergangenheit |
| Bezahlt | Die Rechnung ist als bezahlt markiert oder über den Bankabgleich ausgeglichen |
Rechnungen, die du ignoriert hast, erscheinen nicht mehr im Eingang.
Angaben prüfen und bearbeiten
Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Detailansicht mit Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeit, IBAN und Zahlbetrag. Über Beleg öffnen springst du zum Original.
Mit Angaben bearbeiten änderst du Fälligkeit, Betrag und IBAN und übernimmst sie mit Speichern. Das hilft vor allem, wenn taxtello kein Fälligkeitsdatum ausgelesen hat. Solange die Rechnung einem Bankumsatz zugeordnet ist, kannst du die Angaben nicht bearbeiten. Hebe die Zuordnung zuerst auf.
Für offene Rechnungen in EUR zeigt die Detailansicht einen SEPA-Zahlcode für die Überweisung. Dafür braucht taxtello IBAN, Empfänger und Betrag. Nach Teilzahlungen enthält der Code den offenen Restbetrag. Keinen Zahlcode gibt es bei bezahlten Rechnungen, bei Lastschrift und bei anderen Zahlungsarten als Überweisung. Bei E-Rechnungen muss außerdem eine unterstützte Zahlungsart angegeben sein. Fehlt etwas oder ist eine Bestätigung nötig, nennt der Hinweis an dieser Stelle den Grund. Stammt die IBAN nur aus dem Beleg, bestätigst du sie mit Zahlungsdaten bestätigen, nachdem du IBAN und Betrag mit der Rechnung verglichen hast.
Dubletten erkennen
Liegen mehrere Rechnungen desselben Lieferanten mit derselben Rechnungsnummer vor, zeigt taxtello an der später hochgeladenen Rechnung Mögliche Dublette. Ist die erste Rechnung schon bezahlt, steht dort zusätzlich bereits bezahlt. In der Detailansicht erklärt ein Hinweis den Grund.
Verglichen werden Lieferant und Rechnungsnummer. Groß- und Kleinschreibung spielen keine Rolle, bei der Nummer auch Sonderzeichen nicht. Fehlt der Lieferant oder die Rechnungsnummer, kann taxtello keine Dublette erkennen. Der Hinweis ist eine Warnung. taxtello löscht oder verbirgt nichts von selbst. Prüfe die Rechnung, bevor du sie bezahlst.
Als bezahlt markieren
In der Detailansicht markierst du eine Rechnung mit Als bezahlt markieren als bezahlt, nachdem du die Rückfrage bestätigt hast. Mit Wieder öffnen nimmst du die Markierung zurück. Das Markieren hält nur den Zahlungsstatus fest. Es legt keine Buchung an.
Mit Ignorieren blendest du eine Rechnung aus dem Eingang aus, zum Beispiel eine Dublette. Ignorieren ist bei bezahlten Rechnungen nicht verfügbar.
Bankabgleich gegen Eingangsrechnungen
Im Bankabgleich schlägt taxtello für Zahlungsausgänge passende Eingangsrechnungen vor. Mehr zum Ablauf steht im Artikel Bankumsätze zuordnen. Für Eingangsrechnungen gilt:
- taxtello wendet solche Zuordnungen nie automatisch an. Du bestätigst jede einzeln.
- Eine Bankzeile deckt immer ihren vollen Betrag ab. Zahlst du eine Rechnung in Teilen, ordnest du jede Teilzahlung ihrer eigenen Bankzeile zu, bis die Rechnung ausgeglichen ist.
- Nur Rechnungen in EUR lassen sich zuordnen.
Eine zugeordnete Rechnung trägt in der Liste den Hinweis Bank-Match. In der Detailansicht steht bei Teilzahlungen der Restbetrag. Mit Letzten Bank-Match aufheben nimmst du die letzte Zuordnung zurück. Weitere Teilzahlungen bleiben zugeordnet. Solange eine Zuordnung besteht, sind Angaben bearbeiten, Als bezahlt markieren und Ignorieren nicht verfügbar.
Fragen an den Assistenten
Der KI-Assistent beantwortet auch Fragen zum Eingang, zum Beispiel „Wie viel muss ich noch bezahlen?". Mehr dazu steht im Artikel Fragen an den KI-Assistenten stellen.
Tipp: Trage fehlende Fälligkeiten gleich nach dem Upload nach. Dann stimmen Bald fällig und Überfällig, und du siehst rechtzeitig, was ansteht.