Buchungsvorlagen helfen dir, ähnliche Buchungen schneller zu erfassen. Das ist praktisch für Vorgänge, die immer wieder ähnlich aussehen, zum Beispiel Hosting, Software-Abos, Telefonkosten oder regelmäßige Einnahmen mit gleichem Buchungstext.
Eine Vorlage ist dabei kein fertiger Zahlungsvorgang. Sie füllt nur typische Felder vor, damit du beim nächsten Mal weniger neu eingeben musst.
Vorlage speichern
Du kannst eine Vorlage direkt aus dem Buchungsformular speichern. Trage dafür zuerst die Angaben ein, die du wiederverwenden möchtest, und wähle dann Als Vorlage speichern.
taxtello schlägt den Buchungstext als Vorlagennamen vor. Du kannst den Namen beim Speichern anpassen, damit du die Vorlage später leichter wiedererkennst.
Immer gespeichert werden:
- Typ, also Einnahme oder Ausgabe
- Buchungstext
- Kostenart bei Ausgaben
- Steuersatz
Betrag und Notiz kannst du beim Speichern zusätzlich übernehmen. Das ist sinnvoll, wenn sie meist gleich bleiben. Das Datum und ein verknüpfter Beleg werden nicht in der Vorlage gespeichert, weil sie zu einem konkreten Einzelfall gehören.
Vorlage verwenden
Wenn du eine neue Buchung erfasst und Vorlagen vorhanden sind, erscheint im Buchungsformular das Feld Vorlage. Dort kannst du nach einer Vorlage suchen oder sie auswählen.
Nach der Auswahl übernimmt taxtello die gespeicherten Angaben in die neue Buchung. Prüfe die Felder trotzdem kurz, bevor du speicherst. Gerade Betrag, Datum und Notiz können sich von Fall zu Fall unterscheiden.
Wenn eine Vorlage ohne festen Betrag gespeichert wurde, bleibt der Betrag leer und du trägst ihn bei der neuen Buchung selbst ein.
Vorlagen bearbeiten
Deine Buchungsvorlagen findest du in den Einstellungen unter Buchungsdaten im Bereich Buchungsvorlagen.
Dort kannst du vorhandene Vorlagen bearbeiten, duplizieren oder löschen, sofern du die nötigen Rechte hast. Beim Bearbeiten kannst du zum Beispiel Namen, Buchungstext, Typ, Kostenart, Betrag, Steuersatz oder Notiz anpassen.
Wenn du eine Vorlage löschst, entfernst du nur das Muster für neue Buchungen. Bereits erfasste Buchungen bleiben unverändert.
Unterschied zu wiederkehrenden Buchungen
Buchungsvorlagen und wiederkehrende Buchungen sind nicht dasselbe.
Eine Buchungsvorlage nutzt du manuell, wenn du gerade eine neue Buchung erfasst. Sie füllt Felder vor, erzeugt aber keine Erinnerung und keinen fälligen Vorschlag.
Wiederkehrende Buchungen sind für regelmäßige Vorgänge gedacht, an die taxtello dich zu einem bestimmten Zeitpunkt erinnert. Dort geht es stärker um Rhythmus und Fälligkeit.
Kurz gesagt: Vorlagen sparen Eingabezeit. Wiederkehrende Buchungen helfen dir, regelmäßige Vorgänge nicht zu vergessen.
Tipp: Lege Vorlagen vor allem für Buchungen an, bei denen Text, Kostenart und Steuersatz fast immer gleich sind. Wenn nur der Betrag schwankt, kannst du ihn bewusst offenlassen und jedes Mal passend eintragen.