In taxtello kannst du Belege hochladen und mit deinen Buchungen verbinden. So bleiben Rechnung, Quittung oder Kassenbon direkt beim passenden Geschäftsvorgang gespeichert und du findest später alles an einer Stelle wieder.
Du kannst Belege zum Beispiel als PDF, JPG, PNG, HEIC oder XML hochladen. Ziehe die Datei in den Uploadbereich oder klicke in den Bereich, um eine Datei auszuwählen. Pro Datei sind maximal 25 MB erlaubt.
Was passiert nach dem Upload?
Nach dem Hochladen versucht taxtello, die wichtigsten Angaben aus dem Beleg zu erkennen. Dazu gehören zum Beispiel Betrag, Datum, Umsatzsteuer und Lieferant.
Die erkannten Daten werden dir als Vorschlag angezeigt. Prüfe sie immer kurz, bevor du daraus eine Buchung erstellst oder den Beleg einer bestehenden Buchung zuordnest. Gerade bei schlechten Scans, handschriftlichen Quittungen oder ungewöhnlichen Belegen kann es passieren, dass etwas fehlt oder falsch erkannt wird.
Beleg mit einer Buchung verbinden
Ein Beleg gehört meistens zu einer bestimmten Buchung. Du kannst direkt aus dem Beleg heraus eine neue Buchung erstellen oder den Beleg einer vorhandenen Buchung zuordnen.
Wenn ein Beleg bereits mit einer Buchung verbunden ist, wird er im Belegarchiv als verknüpft angezeigt. Bei Bedarf kannst du die Verknüpfung lösen und den Beleg danach neu zuordnen, solange der zugehörige Monat nicht geschützt ist.
So bleibt der Zusammenhang zwischen Beleg und Buchung nachvollziehbar. Das hilft dir später bei Auswertungen, beim Monatsabschluss und bei Rückfragen deines Steuerberaters.
Passende Buchung finden
Wenn du einen Beleg zuordnen möchtest, kann taxtello passende Buchungen vorschlagen. Dabei helfen zum Beispiel Betrag, Datum und erkannte Angaben aus dem Beleg.
Prüfe trotzdem, ob der Vorschlag wirklich passt. Du entscheidest, welche Buchung mit dem Beleg verbunden wird.
Hat eine Buchung schon einen Beleg und du verknüpfst einen weiteren, fragt taxtello nach. Du kannst den bestehenden Beleg mit Ersetzen (Hauptbeleg) austauschen oder den neuen mit Zusätzlich verknüpfen anhängen, zum Beispiel bei einer Sammelzahlung. In einem festgeschriebenen Monat ist beides gesperrt.
Bewirtungsbelege
Bewirtungsbelege brauchen oft etwas mehr Aufmerksamkeit als normale Ausgaben. Neben Betrag und Datum können auch Angaben wie Anlass, Ort oder Teilnehmer wichtig sein.
Wenn taxtello einen Bewirtungsbeleg erkennt, kann die KI versuchen, solche Angaben aus dem Beleg auszulesen. Prüfe die Vorschläge sorgfältig und ergänze fehlende Informationen manuell, wenn sie für deine Unterlagen wichtig sind.
Wenn eine Buchung als Bewirtungskosten eingeordnet ist, kann taxtello die steuerlich relevante Behandlung in Auswertung oder Export berücksichtigen. In der Buchung selbst solltest du trotzdem den tatsächlichen Beleg und die tatsächliche Zahlung sauber erfassen.
Bei Unsicherheit zur steuerlichen Einordnung solltest du den Fall mit deinem Steuerberater oder deiner Steuerberaterin klären.
Status im Belegarchiv
Im Belegarchiv siehst du, ob ein Beleg bereits verarbeitet oder mit einer Buchung verbunden wurde.
Typische Status sind:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Verknüpft | Der Beleg ist einer Buchung zugeordnet |
| Offen | Der Beleg ist noch keiner Buchung zugeordnet |
| Wird analysiert | Die Belegerkennung läuft noch |
| Prüfung nötig | taxtello hat Hinweise gefunden oder Daten wirken unvollständig |
| Manuell erfassen | taxtello konnte den Beleg nicht zuverlässig auslesen |
Wenn ein Beleg noch offen ist oder die Erkennung nicht geklappt hat, kannst du die fehlenden Angaben selbst ergänzen, eine Buchung erstellen oder den Beleg manuell zuordnen.
Filter im Belegarchiv
Im Belegarchiv kannst du deine Belege filtern und durchsuchen, damit du offene Punkte schneller findest.
Besonders hilfreich sind die Statusfilter Alle, Offen und Verknüpft. Wenn Belege mit Warnungen vorhanden sind, kann zusätzlich ein entsprechender Filter erscheinen.
Außerdem kannst du nach Monaten filtern, die Liste sortieren, nach Belegen suchen und erweiterte Filter nutzen, zum Beispiel nach Zeitraum, Betrag, Währung oder Belegen ohne Buchung.
Volltextsuche
Im Suchfeld des Belegarchivs findest du Belege auch über ihren Inhalt. Ab drei Zeichen sucht taxtello zusätzlich im Text der Belege. Die Treffer stehen in einem eigenen Bereich, mit Fundstelle. Solange die Textsuche noch aufgebaut wird, weist taxtello darauf hin, dass du manche Belege erst danach findest.
Schlagworte
Mit Schlagworten ordnest du Belege zum Beispiel nach Projekt, Reise oder Kunde. Über Schlagwort hinzufügen am Beleg oder Schlagworte bearbeiten im Zeilenmenü suchst du ein Schlagwort oder legst ein neues an. Ein Schlagwort darf bis zu 40 Zeichen lang sein, ein Beleg kann bis zu 20 Schlagworte haben. Ein Klick auf ein Schlagwort filtert die Liste. Schlagworte gelten für alle Jahre und ändern nichts an Buchung oder Steuer.
Tipp: Prüfe hochgeladene Belege am besten direkt nach dem Upload. Wenn Betrag, Datum, Lieferant und Verknüpfung stimmen, sparst du dir später viel Nacharbeit.