Zum Jahreswechsel solltest du deine Buchhaltung noch einmal in Ruhe prüfen. Dabei geht es nicht um einen großen Knopf, der alles automatisch erledigt. Der Jahreswechsel besteht vor allem daraus, offene Monate zu prüfen, fertige Monate festzuschreiben und die passenden Unterlagen für dich oder deine Steuerberatung zu exportieren.
So stellst du sicher, dass deine Buchungen, Belege und Auswertungen für das Geschäftsjahr möglichst sauber vorbereitet sind.
Vor dem Festschreiben prüfen
Bevor du einen Monat abschließt, solltest du ihn vollständig durchgehen.
Achte besonders darauf, ob alle Einnahmen und Ausgaben erfasst sind, ob die Zahlungsdaten stimmen und ob wichtige Belege verknüpft wurden. Prüfe außerdem, ob Rechnungen, Zahlungen, Kategorien und offene Hinweise plausibel aussehen.
Der Bereich Prüfen hilft dir dabei, offene Hinweise zu Buchungen und Belegen zu finden. Zusätzlich kann die Steuergesundheit zeigen, welche Punkte im Geschäftsjahr noch Aufmerksamkeit brauchen.
Nachträgliche Korrekturen sind deutlich angenehmer, solange der Monat noch offen ist.
Monate festschreiben
Wenn ein Monat geprüft und vollständig ist, kannst du ihn festschreiben.
Die Festschreibung sorgt dafür, dass der Monat nicht mehr wie ein normaler offener Arbeitsmonat behandelt wird. Buchungen und bestimmte Verknüpfungen werden danach gegen direkte Änderungen geschützt.
Das ist wichtig, damit deine Buchhaltung später verständlich bleibt. Statt alte Einträge still zu überschreiben, sollen Korrekturen nachvollziehbar bleiben.
Gehe am Jahresende am besten Monat für Monat durch. Starte mit Januar und arbeite dich bis Dezember vor. So übersiehst du weniger und erkennst schneller, wenn in einem Monat noch etwas fehlt.
Wie taxtello GoBD-konforme Prozesse unterstützt
GoBD steht für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form.
Für dich heißt das vereinfacht: Steuerlich relevante Unterlagen sollen nachvollziehbar, vollständig, geordnet und gegen unbemerkte Änderungen geschützt sein.
taxtello unterstützt dich dabei mit Funktionen wie Protokollierung, Festschreibung, Belegverknüpfung und nachvollziehbaren Änderungen. Trotzdem hängt die Ordnungsmäßigkeit deiner Buchführung nicht nur von der Software ab. Wichtig sind auch deine eigene Nutzung, deine Abläufe, vollständige Belege und eine passende Verfahrensdokumentation.
Deshalb sprechen wir davon, dass taxtello eine GoBD-konforme Ablage unterstützt — und nicht davon, dass ein Klick automatisch deine gesamte Buchführung GoBD-konform macht.
Nach dem Jahreswechsel exportieren
Wenn die Monate geprüft und abgeschlossen sind, kannst du die passenden Exporte erstellen.
Je nach Bedarf exportierst du zum Beispiel ein Steuerberater-Paket, einen DATEV-Export, Buchungslisten, Auswertungen oder ein Backup deiner Daten.
Welche Exporte sinnvoll sind, hängt davon ab, wie du mit deiner Steuerberatung zusammenarbeitest und welche Unterlagen sie benötigt. Kläre im Zweifel vorher, ob deine Kanzlei lieber ein vollständiges Paket, DATEV-Dateien oder bestimmte Auswertungen haben möchte.
Mehr dazu findest du im Artikel Export und Steuerberater-Paket.
Backup nicht vergessen
Neben den Unterlagen für deine Steuerberatung kann ein Backup sinnvoll sein. Es dient nicht der fachlichen Prüfung, sondern der Sicherung deiner Daten.
Ein Steuerberater-Paket und ein Backup haben also unterschiedliche Zwecke. Das eine ist für die Zusammenarbeit und Prüfung gedacht, das andere für Archiv, Wiederherstellung oder Datenübertragung.
Mehr dazu findest du im Artikel Daten-Backup und Restore.
Wenn nachträglich etwas auffällt
Auch nach dem Festschreiben kann es passieren, dass dir später ein Fehler auffällt. Dann solltest du den alten Stand nicht einfach überschreiben.
Nutze stattdessen den in taxtello vorgesehenen Weg, zum Beispiel das Wiederöffnen mit Begründung oder eine nachvollziehbare Korrektur, sofern diese Funktion für deinen Fall verfügbar ist. So bleibt erkennbar, dass nach dem ursprünglichen Abschluss noch etwas geändert wurde.
Solche Änderungen findest du je nach Vorgang auch im Aktivitätsprotokoll.
Wenn du unsicher bist, wie eine Korrektur steuerlich sauber behandelt werden sollte, kläre den Fall mit deinem Steuerberater oder deiner Steuerberaterin.
Aufbewahrung
Steuerlich relevante Unterlagen müssen geordnet aufbewahrt werden. Dazu können zum Beispiel Rechnungen, Belege, Buchungsdaten, Auswertungen und weitere Nachweise gehören.
taxtello kann dir helfen, diese Unterlagen digital zu sammeln und zu exportieren. Die Verantwortung für vollständige Unterlagen, passende Prozesse und die richtige Aufbewahrung bleibt aber bei dir.
Tipp: Plane den Jahreswechsel nicht erst am letzten Tag. Wenn du jeden Monat zeitnah prüfst und festschreibst, wird der Jahreswechsel deutlich entspannter. Am Jahresende geht es dann eher um Kontrolle und Export, nicht mehr um monatelanges Nacharbeiten.