In taxtello kannst du Kunden, Lieferanten und andere Geschäftskontakte an einem Ort speichern. So musst du Namen, Anschriften und E-Mail-Adressen nicht jedes Mal neu eingeben, wenn du eine Rechnung, ein Angebot oder eine Erinnerung erstellst.
Wofür sind Kontakte da?
Kontakte helfen dir, wiederkehrende Angaben sauber zu pflegen. Dazu gehören zum Beispiel Name, Firma, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, USt-IdNr. und interne Notizen.
Du findest deine Kontakte in der Seitenleiste unter Kontakte.
Ein gut gepflegter Kontakt spart dir später Zeit. taxtello kann die Daten in Rechnungen und Angebote übernehmen und nutzt die E-Mail-Adresse für den Versand.
Kontakt anlegen
Öffne die Kontaktliste und klicke auf „Neuer Kontakt". Wenn du noch keine Kontakte angelegt hast, heißt der erste Button „Ersten Kontakt anlegen".
Für einen neuen Kontakt reicht zunächst der Name. Weitere Angaben kannst du sofort ergänzen oder später nachtragen.
Für manche Schritte sind weitere Angaben hilfreich oder nötig:
| Was du machen möchtest | Was dafür benötigt wird |
|---|---|
| Rechnung oder Angebot vorbereiten | Name und möglichst vollständige Anschrift |
| Rechnung oder Angebot per E-Mail versenden | zusätzlich eine E-Mail-Adresse |
| Zahlungserinnerung senden | zusätzlich eine E-Mail-Adresse |
| Kontakte importieren oder exportieren | je nach Datei auch Kunden- oder Lieferantennummern |
Wenn eine wichtige Angabe fehlt, weist taxtello dich im jeweiligen Ablauf darauf hin. Ein Kontakt ohne E-Mail-Adresse kann zum Beispiel nicht für den direkten E-Mail-Versand verwendet werden. Du kannst die E-Mail-Adresse dann ergänzen oder das Dokument auf anderem Weg weitergeben.
Kontakte suchen und sortieren
Über der Kontaktliste kannst du deine Kontakte durchsuchen. Die Suche findet Treffer über Name, Firma, E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Ort.
Wenn Kontakte ohne E-Mail-Adresse vorhanden sind, zeigt taxtello einen Filter „Nur ohne E-Mail". Das ist praktisch, wenn du vor dem Rechnungs- oder Angebotsversand fehlende Empfängeradressen nachpflegen möchtest.
Du kannst die Liste außerdem nach Name, zuletzt angelegt oder zuletzt bearbeitet sortieren.
Kontakte schneller erkennen
taxtello zeigt Kontakte mit Initialen und einer festen Farbe an. Dadurch erkennst du sie in der Kontaktliste und in Auswahlfeldern schneller wieder.
Die Farbe hat keine fachliche Bedeutung. Sie dient nur zur besseren Orientierung.
Interne Notizen
Bei jedem Kontakt kannst du interne Notizen hinterlegen. Diese Notizen sind für dein Team sichtbar und erscheinen nicht auf Rechnungen, Angeboten oder E-Mails.
Typische Beispiele sind:
- „Zahlt meistens schnell."
- „Bevorzugt E-Mail statt Telefon."
- „Projektkunde 2026."
Kontakte importieren und exportieren
In der Kontaktliste findest du die Buttons Kontakte importieren und CSV exportieren.
Der Import läuft in drei Schritten: Du wählst eine CSV-Datei aus, prüfst die Vorschau mit der Spaltenzuordnung und startest den Import mit Import starten. taxtello erkennt die Spalten automatisch und unterstützt Dateien aus sevdesk, Lexware und generische CSV-Dateien. Pro Import sind höchstens 25 MB und 5.000 Zeilen erlaubt. Bei Dubletten wählst du eine Duplikat-Strategie: Trotzdem anlegen, Überspringen oder Aktualisieren. Am Ende zeigt taxtello, wie viele Kontakte importiert, aktualisiert und übersprungen wurden, und listet Warnungen auf.
CSV exportieren lädt deine Kontakte als CSV-Datei herunter.
Kontakt bearbeiten
Du kannst Kontakte jederzeit bearbeiten.
Änderungen wirken sich auf neue Vorgänge aus. Bereits erstellte oder versendete Rechnungen behalten die Kundendaten, die im Dokument gespeichert wurden. So bleibt später nachvollziehbar, welche Angaben auf einer Rechnung standen.
Kontakt löschen
Du kannst Kontakte löschen, wenn taxtello sie nicht mehr für offene oder aktive Vorgänge benötigt.
Wenn ein Kontakt noch in einer aktiven wiederkehrenden Rechnung oder in einem offenen Angebot verwendet wird, blockiert taxtello das Löschen mit einem Hinweis. Schließe den Vorgang zuerst ab oder passe ihn dort an.
Bei verknüpften Zeiteinträgen kann taxtello vor dem Löschen warnen. Die Zeiteinträge bleiben erhalten, verlieren aber den Kontaktbezug, wenn du das Löschen bestätigst.
Bereits erstellte Rechnungen bleiben davon unberührt, weil die Kundendaten in der Rechnung gespeichert sind.
Warum bleiben alte Rechnungen unverändert?
Wenn du eine Rechnung erstellst oder versendest, speichert taxtello die verwendeten Kundendaten im Dokument.
Wenn du später die E-Mail-Adresse, Anschrift oder den Namen im Kontakt änderst, ändert sich eine bereits erstellte Rechnung nicht automatisch. Das ist wichtig, damit deine Unterlagen nachvollziehbar bleiben.
Tipp: Pflege bei neuen Kontakten mindestens Name, Anschrift und E-Mail-Adresse direkt sauber ein. Dann kommst du beim Schreiben und Versenden von Rechnungen nicht ins Stocken.
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Wenn du viele Kontakte importierst, lohnt sich außerdem ein kurzer Blick auf Kundennummern und Lieferantennummern. Das macht spätere Abgleiche und Exporte übersichtlicher.