Mit der Zeiterfassung kannst du Arbeitszeit erfassen und später für Rechnungen verwenden. Das ist besonders praktisch, wenn du nach Stunden abrechnest, zum Beispiel bei Beratung, Entwicklung, Design, Coaching oder Support.
Du kannst Zeiten einem Kunden und einer Leistung zuordnen. So bleibt nachvollziehbar, welche Stunden bereits abgerechnet wurden und welche noch offen sind.
Wofür ist die Zeiterfassung gedacht?
Wenn du stundenweise arbeitest, entstehen oft zwei getrennte Fragen: Wie viel Zeit habe ich geleistet? Und was davon wurde schon abgerechnet?
Die Zeiterfassung hilft dir, genau diesen Überblick zu behalten. Du sammelst deine Arbeitszeiten zunächst als Einträge und kannst abrechenbare Zeiten später in einen Rechnungsentwurf übernehmen. Dadurch musst du am Monatsende nicht mehr aus Notizen, Kalendern oder Chatverläufen zusammensuchen, was du eigentlich gemacht hast.
Die Zeiterfassung gehört zum Plan Pro. Mit dem Plan Solo ist sie gesperrt, und taxtello zeigt dir in der App einen entsprechenden Hinweis. Du findest sie in der Seitenleiste unter Betrieb → Zeiterfassung.
Zeit erfassen
Einen neuen Zeiteintrag legst du im Bereich Zeiterfassung an.
Dort erfasst du die wichtigsten Angaben zur geleisteten Arbeit. Dazu gehören der Kunde, das Datum, die Dauer, die Leistung, optional ein Stundensatz und eine kurze Beschreibung.
Die Beschreibung ist besonders wichtig, wenn die Zeit später auf einer Rechnung erscheinen soll. Schreibe sie deshalb so, dass dein Kunde nachvollziehen kann, wofür die Zeit angefallen ist.
Statt „Arbeit“ ist zum Beispiel besser:
„Anpassung Kontaktformular und mobile Ansicht“
Oder:
„Beratung zur neuen Angebotsstruktur“
Timer nutzen
Wenn du die Zeit nicht nachträglich eintragen möchtest, kannst du einen Timer starten.
Der Timer läuft während deiner Arbeit mit. Wenn du fertig bist, stoppst du ihn und speicherst daraus einen Zeiteintrag. Vor dem Speichern kannst du die Angaben noch prüfen und ergänzen, zum Beispiel Kunde, Leistung oder Stundensatz.
Wenn du einen Timer versehentlich sehr lange laufen lässt, behandelt taxtello den Eintrag vorsichtiger. Dann solltest du die Dauer erst prüfen oder korrigieren, bevor du die Zeit abrechnest.
Zeiten nachtragen
Du kannst Arbeitszeit auch nachträglich erfassen. Das ist sinnvoll, wenn du die Leistung bereits erbracht hast und nur noch Datum, Dauer, Kunde und Beschreibung eintragen möchtest.
Für die spätere Abrechnung braucht der Eintrag einen Kunden und einen passenden Stundensatz. Wenn beim Kunden ein Standard-Stundensatz hinterlegt ist, kann taxtello diesen für neue Zeiteinträge verwenden. Du kannst den Stundensatz pro Eintrag trotzdem anpassen.
Stunden abrechnen
Wenn du Zeiten für einen Kunden abrechnen möchtest, kannst du abrechenbare Einträge auswählen und in einen Rechnungsentwurf übernehmen.
taxtello zeigt dir dabei die Einträge, die zur Abrechnung bereit sind. Du wählst die passenden Zeiten aus und taxtello erstellt daraus einen Rechnungsentwurf. Jeder ausgewählte Zeiteintrag wird als eigene Rechnungsposition übernommen.
Der Entwurf wird nicht automatisch versendet. Du kannst die Rechnung erst prüfen, ergänzen und danach selbst entscheiden, ob du sie verschickst.
Nach der Übernahme gelten die ausgewählten Zeiten als abgerechnet. Dadurch tauchen sie nicht erneut als abrechenbare Zeiten auf.
Status im Blick behalten
Zeiteinträge können unterschiedliche Zustände haben. Manche sind noch in Bearbeitung, manche sind bereit zur Abrechnung, manche wurden bereits abgerechnet oder bewusst als nicht abrechenbar markiert.
In der Liste erkennst du dadurch schneller, welche Zeiten noch offen sind und welche du nicht mehr anfassen musst.
Für dich zählt vor allem:
- Welche Zeiten sind noch nicht abgerechnet?
- Welche Zeiten sind bereit für die nächste Rechnung?
- Welche Zeiten gehören nur zur internen Dokumentation?
- Welche Zeiten wurden bereits übernommen?
Zeiten filtern und auswerten
Wenn viele Einträge zusammenkommen, helfen die Filter in der Zeiterfassung.
Du kannst die Liste zum Beispiel auf alle Einträge, abrechenbare Zeiten, laufende Timer, abgerechnete Zeiten oder archivierte Einträge eingrenzen. Zusätzlich zeigt dir taxtello zusammengefasste Werte zu abrechenbaren Zeiten, damit du schneller erkennst, wie viel Arbeit noch in Rechnungen übernommen werden kann.
Nutzung unterwegs
Die Zeiterfassung eignet sich auch für unterwegs, wenn du zum Beispiel bei einem Kundentermin bist oder direkt nach einem Gespräch deine Zeit festhalten möchtest.
Gerade bei kurzen Einsätzen lohnt es sich, die Zeit zeitnah zu erfassen. Je länger du wartest, desto eher gehen Details verloren oder Zeiten werden ungenau geschätzt.
Tipp: Pflege bei regelmäßig abgerechneten Kunden direkt einen passenden Stundensatz, falls diese Funktion verfügbar ist. Dann musst du ihn bei neuen Zeiteinträgen nicht jedes Mal neu eintragen und vermeidest Tippfehler.