Mit der Fahrtenfunktion kannst du geschäftliche Fahrten erfassen und daraus eine passende Ausgabe für deine Buchhaltung erzeugen. Das ist vor allem dann hilfreich, wenn du für einzelne geschäftliche Fahrten mit einem privaten Fahrzeug die Kilometerpauschale nutzen möchtest.
Du trägst die Fahrt mit Datum, Strecke, Zweck und Kilometern ein. Aus diesen Angaben entsteht eine Ausgabe, die im passenden Monat und in deinen Auswertungen berücksichtigt wird.
Wichtig: Die Fahrtenfunktion ist kein vollständiges steuerliches Fahrtenbuch für Firmenwagen, Privatanteile oder die 1-%-Regelung. Sie ist für einfache geschäftliche Fahrten und die Kilometerpauschale gedacht.
Wann ist die Funktion sinnvoll?
Die Funktion passt gut, wenn du gelegentlich oder regelmäßig geschäftlich unterwegs bist, zum Beispiel für Kundentermine, Fortbildungen, Banktermine, Behördentermine oder Projektbesuche.
Statt die Fahrt später als freie Ausgabe nachzutragen, erfasst du die gefahrenen Kilometer direkt als Fahrt. So bleiben Anlass, Datum und Strecke besser nachvollziehbar.
Ob die Kilometerpauschale in deinem konkreten Fall passt, hängt von deiner Situation ab. Besonders bei Firmenwagen, gemischt genutzten Fahrzeugen, Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte oder Sonderfällen solltest du den Fall mit deinem Steuerberater oder deiner Steuerberaterin klären.
Fahrt anlegen
Eine neue Fahrt legst du in der Fahrtenansicht über „Fahrt erfassen“ an.
Für eine Fahrt erfasst du diese Angaben:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Datum | Tag der Fahrt |
| Fahrzeug | das genutzte Fahrzeug |
| Start | Ausgangsort der Fahrt |
| Ziel | Zielort der Fahrt |
| Einfache Entfernung | Entfernung für eine Strecke |
| Hin- und Rückfahrt | verdoppelt die einfache Entfernung, wenn Hin- und Rückweg gleich lang sind |
| Zweck | kurzer Grund der Fahrt, zum Beispiel „Kundentermin Müller GmbH“ |
| Kunde oder Projekt | optionaler Hinweis, wenn du die Fahrt später besser zuordnen möchtest |
| Notiz | zusätzliche interne Information |
Start, Ziel, Zweck, Fahrzeug, Datum und eine positive Entfernung müssen ausgefüllt sein. Der Zweck ist besonders wichtig für deine eigene Nachvollziehbarkeit. Trage ihn deshalb möglichst konkret ein.
Fahrzeugverwaltung
Bevor du eine Fahrt erfassen kannst, brauchst du mindestens ein Fahrzeug. Ein Fahrzeug legst du über „Fahrzeug hinzufügen“ an.
Für ein Fahrzeug speicherst du in taxtello den Namen, optional das Kennzeichen und optional eine Notiz. Mehrere Fahrzeuge sind möglich, wenn du unterschiedliche private Fahrzeuge für geschäftliche Fahrten nutzt.
Wenn du ein Fahrzeug später entfernst, bleiben bestehende Fahrten erhalten. So bleiben alte Einträge weiterhin nachvollziehbar.
Ausgabe erzeugen
Wenn du eine Fahrt speicherst, erzeugt taxtello automatisch eine Ausgabe mit der Kategorie Fahrtkosten (Km-Pauschale). Grundlage sind die erfassten Kilometer und die in taxtello hinterlegte Kilometerpauschale.
Die Ausgabe erscheint im passenden Monat, wird mit 0 Prozent Umsatzsteuer angelegt und fließt in deine Auswertungen ein. Mehr zum Bearbeiten normaler Buchungen findest du im Artikel Buchungen erfassen.
Wenn du eine Fahrt später änderst, wird die dazugehörige Ausgabe aktualisiert. Wenn du eine Fahrt löschst, wird auch die automatisch erzeugte Ausgabe entfernt. Das ist nur möglich, solange der betroffene Monat noch nicht geschützt ist.
Prüfe trotzdem, ob Datum, Kilometer und Zweck stimmen. Gerade bei Fahrten ist eine saubere Dokumentation wichtiger als ein schnell gespeicherter Eintrag.
Was die Funktion nicht abbildet
Die Fahrtenfunktion ersetzt kein vollständiges Fahrtenbuch.
Sie bildet insbesondere nicht automatisch alle Anforderungen ab, die bei Firmenwagen, Privatanteilen, Kilometerständen, Fahrten zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte oder der 1-%-Regelung relevant sein können.
Wenn du ein steuerlich lückenloses Fahrtenbuch brauchst oder unsicher bist, welche Methode für dein Fahrzeug gilt, kläre das bitte mit deiner Steuerberatung.
Häufige Stolperfallen
Achte besonders darauf, ob die Fahrt wirklich geschäftlich veranlasst war und ob die Kilometerpauschale für deinen Fall passt.
Nicht jede Fahrt mit geschäftlichem Bezug wird automatisch gleich behandelt. Fahrten mit einem privaten Fahrzeug, einem betrieblichen Fahrzeug, zwischen Wohnung und Betriebsstätte oder im Rahmen besonderer steuerlicher Konstellationen können unterschiedlich zu beurteilen sein.
Wenn ein Fahrzeug zu deinem Betriebsvermögen gehört, kann zusätzlich das Thema Anlagevermögen relevant werden. Mehr dazu findest du im Artikel Anlagen und Abschreibungen.
Tipp: Erfasse Fahrten möglichst am gleichen Tag. Dann erinnerst du dich noch an Anlass, Strecke und Projektbezug. Das macht die Dokumentation später deutlich entspannter.